藝術大師達文西

累積上萬頁手稿,影響後世發明,自此改變人類生活。

浩漢產品設計總經理陳文龍

運用隨手筆記,建立華人最大設計公司。

《哈利波特》作者J.K.羅琳

簡短火車手札,誕生史上最暢銷奇幻小說,由單親媽媽變身為億萬富豪。

維京集團創辦人理查‧布蘭森

保持手寫筆記好習慣,創辦英國最大企業集團。

日本管理大師大前研一

寫下工作與旅遊筆記,打造多本暢銷書籍。

總統馬英九

11年勤記台語筆記,贏得選民人心,坐上總統大位。

為了捕捉創意、提高工作效率,你嘗試過哪些方法?

有一種方法,你很可能每天都在做,但卻絲毫未察覺出它的威力。

它常常是你自發性的反應,但卻做完即丟,沒有累積、經過思考,更無法產生意義。

但是,有人卻把這毫不起眼的動作,發揮到淋漓盡致,讓自己成為改變世界的偉人、扭轉企業的命運、打造個人的成就功名。

這個動作,就是「做筆記」。

早在500多年前,義大利文藝復興時期的藝術大師達文西(Leonardo da Vinci),就特別闡述過做筆記的重要。他說:「筆記本是你的嚮導與師父。」

達文西一生寫下數目龐大的筆記,他習慣將隨時留心觀察的人事物,書寫或畫在隨身攜帶、由不易擦掉的色紙訂成的小本子,舊的一本記完,再換一本新的,紀錄涵蓋的主題從建築、繪畫、醫學……。如果達文西當初沒有留下筆記傳世,後代就不可能透過文字和圖畫,了解這位曠世奇才的心靈和思想。

愛迪生(Thomas Alva Edison)在成功發明電燈之前,也先後寫了超過200多本實驗筆記,頁數多達4,000多頁,筆記上更不厭其煩地寫下自我評語。他留下一句名言:「天才是百分之一的靈感,加上百分之九十九的努力。」

筆記本的威力,在穿越時空後依然不減。在競爭激烈的職場,愈是叱吒風雲的人物,對寫筆記這件事,愈是謙卑,把筆記本當作是成功的嚮導、創意的線索。

因此,要追溯一家企業的競爭優勢固然有各種不同方向,但絕沒有一個切入點像是打開CEO的筆記本,不但抽絲剝繭地呈現企業家的思路,而且立刻可以學習實踐。

浩漢產品設計總經理陳文龍的筆記本之於浩漢,就是最好的例子。

將資料收集當作習慣

陳文龍把浩漢設計打造成亞洲最大華人設計公司的祕密武器,憑的是一套他口中的「知識管理平台」。在這個系統中,旗下每一位設計師的績效、作品、競圖等資訊一覽無遺,員工很難為表現不佳找藉口,「我都靠這套系統K人,」陳文龍曾對《Cheers》雜誌記者透露。

這個管理制度緣起,靠的卻是他在筆記中無意間寫下的1個關鍵字:「知識管理」。

每次啟動「好奇」按鈕,陳文龍就開始往外探索找答案。他透過閱讀、問人或對話,記錄下來,逐漸拼湊出這套管理系統的架構。

翻開他不同主題的手寫筆跡檔案,有各大國外飯店的信紙、甚至便當訂購DM的空白面,都有他思考的軌跡。

除了手機外,他更養成隨身攜帶相機的習慣,看到不錯的影像或文章,就直接拿出來拍攝。有時怕靈感稍縱即逝,手機一開就自己口述錄音。

陳文龍還透露,「我有撕雜誌的壞習慣。」原來是看到感興趣的報導或圖片,他也隨手一撕或拍照存證,然後留做筆記。最近他在飛機上撕最多的就是女性化妝品臉部特寫。「因為我在研究東西方女性的眉毛線條。」

雖然紀錄零散、主題眾多,但陳文龍的檔案管理並不馬虎。每週他會騰出時間,把所有筆記手稿請太太幫忙輸入電腦、或是直接把手稿拍照建檔,一旦需要時打開電腦,靈感就隨手可得。

採訪前一天,陳文龍將準備談話的重點,很有系統的寫在一張銀色的A4高級色卡紙上,上面還特別註明採訪主題、日期和時間,循著字跡便能清晰看出他的思考脈絡。

「我一直相信亂中總會出現新的次序。做筆記已經變成我的習慣,我一定會隨身攜帶紙筆、相機,就算是去逛街、喝咖啡隨手翻閱的雜誌,可能會因此找到苦思多時的線索或答案,這時候一定要馬上記下來。」

筆記人人會做,到底成功人物做筆記跟一般人有什麼不一樣?

關鍵的差異,與其說是「形式」,倒不如說是「層次」:只是敷衍了事,寫過便忘,還是能從「資訊擷取」,提升到「思考」,最後成為「行動的提示」?

日本GMO集團創辦人熊谷正壽就這麼說:「一本記事本,足以改變你的人生,絕不是誇大其辭,我的人生也是因為一本記事本就此改變。」

熟記筆記內容,創出新契機

熊谷正壽在《記事本圓夢計畫》一書中提到,「我的上市公司是從記事本中創造出來的。」一名高中輟學生,21歲時在筆記本寫下「35歲前要讓我的公司股票上市」的夢想目標,15年後他自創的公司成為日本首家成功上市的網路公司。

他認為:「記事本與夢想。兩種看似不相干的東西,實際上卻有非常緊密的關係。實現夢想的方法之一,就是利用記事本,將夢想寫進記事本,然後時常將它帶在身邊。」

京華鑽石董事長柯朝祥,也是靠筆記本改變自我,成為一個談吐幽默,學富五車的成功企業家。

他自認學歷不高,只有國小畢業,到了40多歲還會為了上台說話心驚膽跳,於是他下定決心改變,方法就從做筆記開始。

一開始他單純想把「好聽的話記錄下來」,凡是在婚宴、演講場合聽到任何佳句、格言、寓言故事,他就馬上用紙筆記下關鍵字,以此自我訓練口才。

他甚至將閱讀行銷、管理各類書籍以及各大財經雜誌的重點,用三角形和打勾標記分別表示「最重要」和「次要」。然後,手抄一篇在筆記本上,再將重點自己口述錄成錄音帶,不斷反覆聆聽,變成日常生活與人談話、演講的素材。

一疊疊小山般的筆記本和錄音帶,是柯朝祥20多年來的累積。清一色的橫格活頁筆記本封面,分別寫上「書本」、「雜誌」、「卡內基」等分類標記。

像「32本書」表示筆記本中抄有32本書的重點菁華,第一頁詳細記錄32本書的書名,閱讀時一目了然。封面的「21」、「22」等數字編號,代表與內容相對應的錄音帶編號,至今錄音帶已累積超過100卷。

經過「讀一遍、抄一遍、錄音一遍」,這些筆記內容早已內化為柯朝祥腦中反射性的語言。他也像留聲機一樣,每個問題都能舉一反三,旁徵博引各種寓言故事、國台語俚語,跟柯朝祥對自己當年「口才不好、記性不佳」的形容簡直有天壤之別。

善用筆記的威力,小則重寫人生,大則足以改變一家公司的企業文化。

愈成功的人,愈懂得善用筆記

王品集團董事長戴勝益,習慣在筆記中條列式地把值得分享的重點,用小故事的方式與其他同仁分享。而受到董事長的影響,王品一級主管會議報告時,也喜歡用小故事作為報告開場。等於一本筆記裡的小故事,建立起整個企業的故事力管理哲學。

有趣的是,工作愈繁重、角色愈複雜,做筆記能發揮的效力愈神奇。許多人在當上主管後,開始建立做筆記的習慣,從此就像「上了癮」一樣,樂此不疲。

台灣樂天市場總經理江尻裕一,從多年前擔任台灣So-net營運長時,開始有系統地記錄工作。當時他掌管十多個部門,忙得不可開交,於是想到將所有主管、包括自己的工作事項全部輸入PDA成為“to-do list”(待辦事項清單),每週與部門主管開會時拿出PDA一一確認、溝通進度。

自從體會到數位筆記的「好用」,江尻裕一每當想到重要的待辦事項,手邊正好沒有紙筆時,還會主動發電子郵件給自己,將當時的想法或重要事項即時記錄下來。

另一項維持15年的好習慣,就是將所有朋友的聯絡方式全部記錄在Outlook通訊錄,每到新年元旦時,他會寄出電子賀卡給所有聯絡人,朋友回覆與否電腦全留有紀錄。透過每年不斷資料更新,不包括工作上的朋友,已經累積超過3、400筆資料,以此記錄和維繫長久的友誼。

寶僑家品(P&G)對外事務部協理梁斯怡也是接下管理任務後,愈發體會運用筆記和同仁溝通的便利。

她善於運用Word檔中的「追蹤修訂」功能,針對員工的企劃書或工作報告留下她的修改意見、修改時間等。「想法的累積是很重要的,過去修改過的東西沒有留下痕跡實在很可惜,」她說。「追蹤修訂」可以避免用紙筆塗改得面目全非,員工也能清楚看出修改前後有什麼不同。

不論出差、休假,她要求員工主動到她的電腦行事曆上留下紀錄,像是“Annie business trip, Rebecca off”(Annie出差,Rebecca休假)。她也會主動記錄主管的行程,如此只要一打開電腦,就能隨時掌握主管和部屬的工作狀況。

因為加入了當下的觸動與咀嚼,很多時候,筆記本像是一扇進入人們內心世界的祕窗,想窺看一個人的個性與行事風格,透過筆記,往往能看到更深刻的另一面。

與你的筆記發生親密關係

翻閱美食作家胡天蘭的筆記,便可一眼看出她有條理的個性。筆記裡她會依菜名來歸類該買哪些食材配合。譬如「涼麵」,底下就寫花椒油、小黃瓜等。寫完菜名後,再用不同顏色的筆,框出可以在同一家店買到的食材,例如哪一家店專賣南貨,可一次買齊芝麻醬、麻油等,充分顯現報社記者歷練出的超強整合與歸納力。

胡天蘭認為:「筆記是整合原始風貌的資訊,你把它整合完,才是你要講、要寫的東西。筆記跟你會發生密切關係。」

從跆拳道奧運選手轉型為手工肥皂創業者的陳怡安,她的筆記本則是充分展現了水瓶座多變、不按牌理出牌的個性。因為愛上手工肥皂,她有開間可愛小店的夢想。

於是在陳怡安沒有一本封面、大小是相同的筆記本裡,記載了許多她隨手寫下的手工肥皂配方、名稱、製程,或畫下的肥皂造型設計,甚至還留有開店初期網頁的架構設計圖。

陳怡安說,她的工作就是負責天馬行空的胡思亂想,一定要等到最後試做成功,才會將配方放入電腦有系統地存檔。

翻閱陳怡安的筆記,可見到紙張因為試做肥皂而沾滿油漬,上面寫著「玫瑰紅酒皂」、「黑糖蜂蜜皂」、「七夕推~心形皂盤放心形香皂」……。

此外,她還有到法國、義大利旅行的心情筆記、嘗試異國料理的食譜,甚至織毛線的筆記,透出奧運國手光環下,她小女孩般純真浪漫的一面。

你呢?從你的筆記中,可以看到什麼?你又想透過自己的筆記本,達成心底什麼樣的渴望?不論是實現夢想、蒐集創意或鍛鍊意志,古今中外許多成功人士早已證明筆記本不可思議的力量。

不妨現在就從每天記下3件事開始,別讓你手中的筆記本,只是一本平凡的筆記本!

 

http://goo.gl/MExzEQ

hue刷邊 

文章標籤
創作者介紹
創作者 Conifer綠的 的頭像
Conifer綠的

Conifer綠的事務用品

Conifer綠的 發表在 痞客邦 留言(0) 人氣()