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現代人雖然大多使用電腦打字,但是仍然有許多人保持了手寫筆記的習慣;有些企業CEO更是把寫筆記當成深化思考或目標設定的工具。《Associé》採訪了多位CEO,請他們分享自己的筆記使用方法與心得。

1.確認自己朝著理想邁進

記憶體公司SanDisk日本分公司社長小池淳義說,想要心無旁騖地朝著工作和人生目標前進、刺激思考,沒有比寫筆記更好的方式。因此,小池養成將每天的所思所見都記錄在筆記本上。

每到歲末年終,他都會將今年的筆記本內容想要保存的部分、以及來年重要的工作事項,分門別類記到3本筆記裡使自己的短期、中期、長期目標,一目了然。

第一本用於設定長遠的目標,他以自己最喜愛的西班牙世界遺產聖家堂完工日2026年為限,描繪2026年的理想自我;第二本以年為單位,記錄當年度的重要事件;第三本,其實是一張A3紙,用於設定明年的目標。

有想去的地方,小池會貼上該地的明信片;如果目標是增加運動頻率,小池便會貼上足球隊的照片。將目標像海報一樣張貼在辨公室顯眼處,不時提醒自己。

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頂尖的成功者都有一個相同的習慣:擅長透過書寫和記錄,整理思緒和訊息,藉此保持頭腦清明,也不會輕易忘記學到的新事物!我們整理出10個成功者的私房筆記法,快挑幾個學起來:

1. 徐重仁:隨身攜帶筆記本,所見所聞全寫下來

從工作第一天開始,全聯福利中心總裁徐重仁就養成做筆記的習慣,30多年來,他已經累積100多本大大小小的筆記本,每一本封面上都標示著使用期間,連貼著的便條紙字跡也整整齊齊。

徐重仁除了會在開會、聽內部簡報時,先用一本大筆記本寫摘要,之後再把重點寫到小筆記本;他也隨身攜帶口袋大小的筆記本,無論是看電視、巡店面,只要一有想法,就立刻寫下來。不同場合使用不同的筆記本,比較不容易搞混。

即使在家,徐重仁也隨時記筆記。他的桌上和床頭,都放著一小疊紙片,有時半夜睡到一半醒來,還可以趕緊把靈感寫下,以免忘記,之後再謄入正式的筆記本,可見他對「抄筆記」這個習慣的堅持。

2. 張忠謀:聽演講絕對要做筆記,資訊才能「內化」

台積電董事長張忠謀在一場演講中提到,終身學習並非活到老學到老,而是「有目標」「有紀律」和「有計畫」。在「有紀律」一項,他強調要透過「聆聽」,將聽到的知識「內化」,因此他在參加研討會或聽演講時,都會嚴肅地記筆記,因為這樣「才能學到東西」。2008年,諾貝爾經濟學獎得主保羅.克魯曼(Dr.Paul Krugman)來台演講,在台下的他就記了滿滿的英文筆記。

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  麥肯錫顧問公司、波士頓顧問公司、外商顧問、東大生……每個聰明人都用「方格筆記本」。

為什麼呢?因為使用方格筆記本,有助於整理思緒

寫下條理分明的筆記,不但可以清楚整理腦袋中的想法,也使念書和工作變得更有趣且順心。

如果你讀書不得要領,那並不是你的「能力」有問題,問題可能出在你的「筆記」上。

例如以下這四種筆記,再怎麼努力都會事倍功半。

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  邏輯思考把「片段知識」整合起來

記得前幾個月,在Bryan講授完A101職場大人學的課程後,有個同學

過來問了我一個問題。 她說:「課程中很多概念其實我自己也都知道、也曾片段的想過。 可是不知道為什麼,我自己沒辦法像你們這麼有條理、這麼完整、這麼有全貌的把這些概念整理成樣。」 所以她問:「到底你們平常是怎麼思考? 怎麼訓練自己的思考力? 能讓自己把這些片段的東西都整合在一起呢?」

這問題確實還滿多人問過的。

我得說,邏輯思考能力其實在任何領域都很重要。 畢竟每個人平時都會累積各類「片段知識」。 但要能對人生產生巨大的效果,這些片段知識終得畫成一個圓才行。 但要把這些片段知識整合起來,除了少部分天資特別聰敏的人,大部分都是靠後天的努力。 Bryan是天生很聰明,所以看他思考總是毫不費力。 但我不像他這麼聰明,思考能力可是困苦又艱辛訓練起來的。 所以我還滿清楚,要把自己思考力磨利,不外乎就兩個方法:一種就是在那領域中待很久,透過長期的經驗、看過各類狀況,慢慢變得資深。 另一種方法就是我常做的,透過方法有意識的訓練自己的邏輯能力。

邏輯思考怎麼訓練?

但要怎麼訓練呢? 最簡單的起步,其實是透過寫作來練習

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  進入職場之後,公司裡眾多的資料可能讓你感到驚訝:從報告書到會議資料、提案書、企劃書、公文或審議文件等,有各式各樣的資料需要撰寫。

年度暢銷書《為什麼聰明人都用方格筆記本?》作者高橋政史斷定:「不要被製作資料的技巧弄得團團轉,而是要掌握製作資料的核心。」

上面提到的資料都是「簡報」或簡報的草稿。也就是說,製作資料的唯一核心,就是製作「簡報」筆記。不被繁雜的資料壓垮,做出高品質的簡報,只要使用「單一模式」,也就是「黃金三分割法則」。

圖說明

麥肯錫等外商顧問透過「事實→理由→結論」的流程推展故事。從一封郵件、企劃書,甚至上百頁的簡報,「黃金3分割法則」都可以確實且快速的彙整。

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  職場上經常可見工作認真、整天忙碌,但成果不彰的工作者。成功學大師史蒂芬‧柯維(Stephen Covey)在《與成功有約》一書中指出,最根本的原因出在「搞錯了方向」。就像從台北開車去高雄,為了趕時間只顧著埋頭趕路,卻將車開往宜蘭,最終只是事倍功半。

為協助工作者拾回心中的羅盤(目標),柯維以「重要性」與「急迫性」為軸線,畫出「時間管理矩陣」(參見【圖表】):「重要性」指的是真正有助於達成人生目標,讓生命更豐富、更有意義的事,多半都不是那麼迫在眉梢,例如長期規畫;「急迫性」則是指迫在眼前的急事,多半具有瑣碎、耗時等特質,例如,要在期限內完成的急事。

雖然「重要性」與「急迫性」都與時間有關,但柯維認為,只有「重要性」才能用來衡量時間與生命;反之,陷入急迫性偏執的工作者,則因為無法思索生命中真正重要的事情為何,只好以忙碌填補空虛(第Ⅰ、Ⅲ象限),或是選擇逃避浪費生命(第Ⅳ象限)。

「要事第一」是唯一的解藥。柯維強調,要想扭轉急迫性偏執的人生,便得自問:「什麼是最重要的事?」「人生意義何在?」「你希望成為什麼或完成什麼?」對這些問題有了清楚的答案後,人生的目標、抉擇與時間安排才能徹底改變。

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  如果你是一個崇尚高效工作的人,對檢核表(check list)肯定不陌生,它可以幫助你把瑣碎的工作內容記錄下來,再逐項完成。不過,除了例行性的業務,你也應該把「職涯發展」和「自我成長」的項目,列入每天要做的檢核表。

該怎麼做?美國職涯輔導網站CareerHMO.com的CEO J.T. O’Donnell,在社群網站Linkedin上分享了從來沒告訴過別人的工作秘訣,就是每天必做這10件事,提醒自己天天累積產業知識、人脈關係和自我反省:

  1. 讀一些和產業有關的資訊。
  2. 讀一些和業務發展有關的資訊。
  3. 發e-mail給兩位舊同事,保持連絡。
  4. 清空所有客戶寄來的e-mail。
  5. 了解每位團隊成員的工作進度。
  6. 與每位員工都做一些簡短、與工作無關的交談。
  7. 回顧公司前3大目標,讓自己聚焦幫助公司成長。
  8. 確定並執行一項工作任務,協助自己往這3大目標前進。
  9. 在我的社群媒體發布5則有價值的訊息。
  10. 花一分鐘想想,自己已經擁有什麼,已經走了多遠。

J.T. O’Donnell說,這個清單可能會更長,但這10件事是他篩選過後、每天堅持要做到的,多年下來證明,它們是幫助職業生涯和業務成長的最佳途徑。當然,你也可以學著自己列下每天必做的10件事,讓自己都能累積資源,有所成長。

http://www.managertoday.com.tw/articles/view/41340?utm_source=dailyedm&utm_medium=content&utm_campaign=daily201503

20150618

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  根據日本「MORATAME問卷網」調查結果顯示,寫日記(或部落格)、減重、記帳、節約、運動、時間管理等,是最難持之以恆的前幾名。一般人以為,這和意志力薄弱有關,不過,日本行為科學管理首席權威石田淳認為,持之以恆和一個人意志力強不強、有沒有耐心完全無關,只要有心,誰都做得到。石田建議,重點只有二個:

【1.增加某項行為】犒賞自己,製造容易行動的客觀環境。

【2.減少某項行為】消除阻礙,就容易達成目標。

像是學英文,如果能夠連續14天達成設定目標,就準備一個小禮物犒賞自己,製造容易行動的客觀環境。另一方面,如果知道自己讀英文時經常一不小心就偷看漫畫,就把漫畫藏在距離書桌很遠的地方以消除阻礙,就能容易達成目標。

《別再笑我缺乏意志力!:行為科學幫你輕鬆戰勝三分鐘熱度》一書作者劍持真代是三分鐘熱度的代表,是個成天被編輯催稿的漫畫家。寫日記寫著寫著變成周記、月記,甚至是年記。減重也愈減愈肥、日常生活上的記帳、節約與運動全都虎頭蛇尾、無疾而終。直到一天,在編輯永井肇的建議下,她拜訪行為科學專家石田淳,傳授「持續下去」的技巧,重點是:

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從世界上有第一張紙開始,文明就得以留存和廣泛傳播。如今,不管是一份履歷、一封情書,一份重要的會務記錄,寶寶第一張畫作,或是腦力激盪的思考過程,我們都發現紙張的重要性。

今天要和大家聊一聊 Paper Smart 善用紙張的話題,當你面對一張紙或手寫筆記本時,會萌生許多絕妙的想法,再借用這七個方法,一定能做出屬於自己風格的手寫筆記。

歸納筆記法

1. 依照時間線索歸納

無論是你的工作項目,還是在讀歷史的時候,都有非常明晰的時間線索。當你在回顧或溫習的時候,不妨拿出一張白紙,橫軸以時間為線,將主要的項目或知識點列出,這樣既方便記憶又一目瞭然。

2. 按邏輯順序歸納

聽完一次講座或是看完一本書,可以拿出筆記本將吸收的內容歸納一番。可以依照你自己的邏輯寫一次,也可以按照「課程大綱」或「目錄」的順序,再做一次概要整理。手寫的過程就是梳理和重整記憶的過程。

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「看過就忘記了,讀書有什麼用!」「會念書也不一定比較會賺錢!」⋯⋯相信很多人都聽過、甚至自己就說過這樣的話,但是《槓桿閱讀術》作者本田直之提醒,讀書就像投資股票、不動產一樣,是有機會獲得報酬的,只要你能夠把從書中獲得的知識,活用在商場上。他估算,讀書的槓桿效果高達100倍,一本1500日圓的書,將可以產生15萬日圓的利益。

《新‧知識生產術》作者勝間和代也把讀書視為投資,她認為,在資訊洪流中,對我們有幫助的頂多只有1%,但若能匯集起來,就能成為自己的內在資產,所以「淘金技術的熟練與否,應該會對淘金的效率造成很大的差異。」

**與作者對話,積極發問與思考
**要嫻熟淘金的技術,也就是如何將資訊去蕪存菁,找出真正有用的1%,勝間和代建議的做法之一,就是將閱讀視為與作者的對話:在閱讀時,想像作者的背景和訴求,用積極的態度了解作者的想法並發問。

《讀書力》作者齋藤孝則描述,每次讀書時,他都覺得好像作者正面對他,透過書本向他說明自己的心血結晶。

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1. 採用活頁式筆記本:方便調換內頁順序

匆忙趕進會場,隨手翻開筆記本,找到空白頁就開始寫......日積月累之後,筆記內容的順序大亂,整理和翻閱都很麻煩。《筆記女王的手帳活用術》作者林珮玲建議,選用活頁式筆記本,就可避免這個問題。

活頁式筆記本不僅可以任意移動寫過的筆記頁,方便筆記本內頁的整理與分類,讓人不必每次做筆記,都得翻找上回記錄處,還可以任意抽換不同格式的活頁紙,讓筆記本運用更靈活。即使是講義或會議資料,林珮玲也建議以打孔機打孔後,與相關筆記頁面夾在一起,讓資料收納更有條理。

2. 使用最普遍的活頁筆記本規格:26孔

在選購活頁式筆記本時,誠品文具管區副理湯如瑩建議,26孔版本是最佳選項,因為這是市面上最常見的規格,日後要換購不同的筆記紙內頁或活頁夾,不僅容易買到,選擇也多,使用上遠比6孔或32孔等版本更便利。

3. 明確的表頭標記:X mark標記法

明確的表頭標記,是筆記不可或缺的基本功,市售筆記本多半已於頁面印妥供表頭標記的欄位,目的在於方便事後進行筆記內容的追蹤與管裡。

若手邊筆記本並無此欄位,可參考日本筆記術達人和田茂夫所建議的「X mark」標記法:在筆記頁上方畫一個X記號,順時針依序填上「主題」「相關資訊」 (如與會人、資料來源、關鍵字等等)「日」「月」,方便日後翻閱時,能快速進行索引。

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  9個填寫要訣,讓工作排程更順暢

行事曆除了拿來做行程安排與時間規畫,很多人也會在旁邊空白處順手寫下年度目標、工作內容、應帶物品等注意事項,別小看這少少幾個字的筆記,資訊完整與否,往往是工作者表現優秀與平凡的關鍵點。

1.工作排程第一步:確立目標

回想求學時代,你是否曾經設定這樣的目標:「要進入XX大學,聯考必須有XXX分,數學要考AA分以上、英文要考BB分以上……」

《弘兼憲史教你活用記事本》一書指出,學生時代學到的know-How,沒道理工作以後就不能用,先確立自己想要達成的「主目標」(例如「成為銷售業績第一的業務員」),然後以樹枝狀展開,將主目標分解成數個階段性目標,就能具體看見自己從現在起該做什麼,並以此安排行事曆。

2.用倒推法擬定計畫:從終點開始反推算

「綿密的安排是達成目標的關鍵,」弘兼憲史表示,要達成目標,確認「在哪個時刻前要做到哪些事」十分重要。他建議以「倒推法」來做規畫,先計算出下一個階段目標距離現在大約還有多少時間,據以擬定出詳細的「年度計畫」「單月計畫」「單周計畫」和「單日計畫」,並逐一填進行事曆中。

3.在顯眼處寫下「一年的目標」

「思考年度計畫」是年度目標最終能否達成的先決要件,弘兼憲史建議的做法是,將年度目標從大到小、一項一項寫在年度行事曆上方明顯處,或是隨身筆記本的第一頁,內容包括工作、家庭、興趣等各種年度目標,而且務必寫得翔實。

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  被稱呼為「超級上班族」的美崎榮一郎,以3種不同類型筆記本提升工作效率:「記事筆記本」記錄工作與情報;「母艦筆記本」匯集記事筆記本上的片段情報基地;「行程筆記本」管理行程表。

在資訊爆炸的時代,你是否也對情報整理與收納感到困擾?2010年日本商業叢書大賞第一名、《成功者的筆記本都記些什麼?》作者美崎榮一郎表示,工作用筆記本如同硬碟,都是用來儲存大腦無法記憶情報的「外部記憶裝置」,加上筆記本的攜帶性更優於筆記型電腦,這種無所不在的特質,可說是最佳的工作用記憶裝置。

然而,將所有情報全部記錄於同一本筆記本,或不論任何時刻都隨身攜帶同一本筆記本,在實踐上有其困難,因此美崎榮一郎建議,視狀況與目的,可將筆記本分為以下3類來使用:

記錄臨時想法的「記事筆記本」

「記事筆記本」是指如文庫本A6尺寸或文庫本一半大小A7尺寸的筆記本,由於體積小而攜帶方便,可以擺在西裝口袋、公事包中明顯位置或長褲口袋裡,不論在哪種環境下,都可以迅速地拿出來做記錄,尤其是外出、移動、出差時更是方便。

而且其尺寸雖不大,但也可以足夠將臨時出現的點子、突然記起的片段情報,或必須記下來的數字、專有名詞等概略記錄下來,可以說,「筆記記事本」是重要情報的最佳盛裝盤。

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你是否每年都會許下願望,希望新的一年能更上一層樓,但往往又毫無長進地過完了一年?或者,明明每天都預留獨處的時間給自己,思考反省日常作為,照理說,這麼做應該會有所成長,然而現實中,也沒什麼明顯的進展與成就?

為什麼花了時間,卻沒有得到好的結果?《零秒思考力》作者赤羽雄二指出,這是因為一般人都覺得自己想得夠多,但實際上想得不夠深入,只想到表面的狀態。

這也正是為什麼當被問及「到底是什麼意思?」時,根本說不出話來;面對難題時,也不深入思考解決方案,只是停留在問題的表面打轉了事的原因。這些狀況與聰不聰明無關,只是因為從沒受過思考訓練的關係。

為此,赤羽提出「筆記訓練法」,協助大家提升思考能力。筆記撰寫格式如下:在紙張的左上方寫下標題,並畫上底線,以和內容有所區隔。接著,在右上角寫上日期(年月日)。最後,將腦中針對標題所浮現出的各種想法條列寫下來,以4~6行為主,每行用20~30字具體描述,突然想到的事、掛念的事、心中的疑問、下一件該做的事、自我成長的課題、令你怒氣難消的事等,任何浮現腦海的東西都可以寫。(請參見下圖)

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  要做好個人時間管理,幾乎每一本相關書籍都會強調「記錄、分析與整理自身每日行程」的重要性,透過詳細記錄自己每天的行程,分析自己在各個活動上花了多少時間,才能知道哪些時間被浪費在無意義的工作上,哪些活動又該加進現有日程中,才能提高工作與生活效率。

著有《時間活用術》等書的日本時間管理專家水口和彥,在《日經Associé》雜誌中提到,為自己的行程做記錄其實不難,但真正的重點,在於記錄之後的分析,唯有了解正確的時間分配該怎麼安排,才能讓自己的時間利用,達到最高效益。

7個查核點分析自身行動,重新打點時間規畫

先記錄至少5天(上班日)自己的行程表後,接下來進行行程分析。水口表示,分析時要注意7個查核點,以便確保自身時間安排真正有效率:

Check1. 行程安排是否有規律:

首先一覽自己每天的行程安排是否具有規則性。水口表示,正確的時間安排法,應該要讓自己的生活作息規律化,在固定時間做同一件事,如果作息大起大落,例如有時早上7點起床,有時睡到中午才出門,就不是好的時間安排法。

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  很多人一本筆記用久了,裡面寫滿各種資料,反而會讓自己在需要特定資料時,根本找不到。日本筆記達人、《成功者的筆記本都記些什麼?》作者美崎榮一郎表示,筆記本的索引功能差,但只要善用便利貼,就能大幅提升索引效率,方便日後找出特定紀錄,讓筆記本功能更完整強大。使用便利貼的方法,主要有以下3種:

1. 日期便利貼

將截止日期寫於便利貼上,貼在筆記本「右側」,以便隨時自我提醒美崎表示,使用截止便利貼,即使筆記本是闔上的狀態,也可以清楚看見自己所設定的任務完成日期,方便時間安排。而且由於便利貼是貼在「右側」,可以讓自己在翻閱筆記時,手感受到有阻礙物,自然而然會多看一眼,在每次翻閱筆記時都提醒自己「要趕快把任務完成」,避免拖延。當任務完成後,就可以將管理任務的「日期便利貼」撕下丟棄,才不會產生混淆。

2. 書籤便利貼

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  多少個夜晚,我們伴著未完成的專案,精疲力竭的入眠;早上起來,又如同無頭蒼蠅般,在忙亂中開啟新的一天。但成功的人不是這樣的,無論他們睡眠時間多短,總是有計畫的結束一天、又讓新的一天在從容中展開,優雅、又有效率。

要達到這樣的境界,得靠規律的作息。而養成規律作息的好方法,是在睡覺前、起床後,進行特定的儀式,宣告一天的開始與結束。以下是《Entrepreneur》網站專欄作家 Matthew Toren所建議的睡前儀式,因為很簡單,相信每個人都能做得到!

1. 打開你的行事曆

外國有這麼一句諺語:「沒辦法做好計畫,那就是計畫好要失敗。」( failing to plan is planning to fail)。睡前別逃避,不管明天有多少工作要做,想到就煩也要鼓起勇氣打開行事曆,計畫明天的時程。心裡有了底,就能緩解焦慮,睡得也比較安穩。

知名部落格「電腦玩物」則建議,晚上至少要先確定「明天早上要做的第一件事」。隔天就不用再浪費時間思考要做什麼,而能直接進入工作狀態。

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    作者 / esor huang(異塵行者)

我以前就是一個喜歡做筆記的人,上課把老師講的重點全部都抄寫下來,上班時桌上也貼滿各種便條,筆記上也好多密密麻麻的工作任務,但是為什麼總覺得這些記錄在我真正需要時「發揮不了作用」?

即使考試前,在書桌上貼上了一張大大的目標:「考上XX大學」,但是為什麼我還是無法認真念書,最後也沒有達成目標?

有時候,把所有事情記錄下來,和把所有事情「有效的」記錄下來完全是兩回事。我後來慢慢領會了這樣的道理:不只是單純寫下來就好,記錄事情是要有方法

而今天這篇文章,就要和大家分享,在工作上做記錄、寫筆記的過程中,我自己體會到的一些「記錄事情」、「做筆記」的方法。

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  做筆記,我們通常會先去想,有哪些重要的事情可以記錄到筆記裡。可能是下次考試會考到的重點解答?可能是參加研習時聽到的重要資料?可能是工作上老闆交代的重要任務?可能是開會時客戶提出的要求?或者,,把生活物品收納也寫進筆記,讓自己以後更快找出來。

當然,這些都值得寫到筆記中。但是如果寫筆記的目的都這麼功利,寫出來的筆記都只是有用,那麼你的筆記本很有可能是個有條不紊的知識庫、資料庫,但卻無法成為一個激發自己成長、讓自己感動的好朋友。

之前和同事聊天,同事提出一個好點子,我們聊得天花亂墜,我忽然覺得哪裡怪怪的,便開口問他:「你怎麼不趕快記下來?」同事說:「這只是隨便想想的,又還沒有真正成形。」我心中覺得,這真是好可惜,我們似乎沒有發現:「筆記一件不重要的事情,也是非常重要的

因為「筆記」不只是一種鏡像的複製,筆記本身也可以是「思考的一環」、是「行動的第一步」。那些已經很重要的事情用筆記記錄,只不過是錦上添花,只不過是資料整理。

但是那些看似不重要的事情,透過筆記產生意義,才是筆記帶給我們人生的最大動力。

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「坐捷運的時候隔壁的乘客聽音樂超大聲」「列印到一半卡紙」「一周前就約好的會議,客戶卻臨時取消」……工作中、生活中,這些不停干擾我們、形成壓力來源的「鳥事」,可以說要多少有多少。但若換個角度想,要是能好好應付鳥事,把它們當做靈感的泉源、改善生活的動力,鳥事也會變成好事。

《把鳥事變好事的神奇手帳術》認為,準備一本「鳥事筆記本」,記錄這些令人心煩的狀況,可以幫你想出對策,不讓它們一再發生。另一方面,記錄能幫助你客觀地看待鳥事,發掘自己的缺點,達到己所不欲勿施於人的效果。記錄鳥事、找出對策的要點如下:

1.盡可能馬上記下來:
不要取捨或思考,把所有感到厭煩的事情都記下來,最好是發生的當下就寫,不然有些雞毛蒜皮的事情很快就忘了。書寫可以讓負面情緒遠離自己,但要注意,重點是記錄「鳥事」發生的日期、時間和事實,不要仔細寫自己的心情,否則容易助長消極的想法。

2.找出鳥事的對策:

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