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到底人人都用手機記事的年代,為什麼還是有綿綿不絕的人群想要用記事簿?為什麼他們放棄拇指的戳,而要去五指抓住一支筆、鋪開一頁紙?

2015-12-22端傳媒記者 潘健文 發自香港        

[編者的話]我們關注那些在科技時代,令人沉迷的文具,關注千種文具把人俘獲的原因,關注那些情願身陷文具之樂的人們……

從事廣告設計的 Nic ,喜愛將在雜誌見到的剪下貼在筆記簿中,日後做參考。攝:王嘉豪/端傳媒

每到年尾,我都會翻翻自己的記事簿,看看年初定下的目標,到底有多少能完成得到。就是這樣──

大概太多人家裏平白存放着幾本用不完的記事簿……

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柯忠賢說,準備考試後期每天寫12小時的10年考古題,1科寫4題申論題,總共4科。一天一定要寫16題申論題,且每題控制在20分鐘內寫完,一整年下來應該寫了至少1400題,考古題疊起來比全套參考書還厚。為加強記憶,他用「心智圖法」背法條,且「每科都做了3套不同功能的筆記。」

柯忠賢說,初期看函授課程時,會先整理參考書目錄,規定自己一天一定要讀完一個章節。因為完全沒接觸過法律課程,一開始確實是有看沒有懂,第一遍不懂,就看第二遍,還不懂,再看第三遍。直到看懂、了解意思,才進入下一章。「一定要把當天進度讀完並完全理解,才能上床睡覺。」

至於筆記,柯忠賢說,因為自己記憶力差,所以每科都做了3套各有不同功能的筆記。第一套是「抄老師上課講課內容」,因為書本內容又臭又長又死板,老師上課說的話非常口語化,之後在閱讀時,會很快讀懂意思。而且老師上課講的內容,就代表是重點,「所以我基本上幾乎是老師說一句,我就寫一句。」

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  在《後段班辣妹應屆考上慶應大學的故事》等8部日本暢銷「學習、商管書」中,出現的各種讓頭腦變聰明的方法,你也可以在自己的筆記上實踐!

【圖解範例版】為什麼聰明人都用方格筆記本,直接教你簡單幾個步驟,便能點石成金,你需要的僅僅是一本方格筆記本。

圖說明

只是沿著橫軸與縱軸的輔助線畫出方格,就變成具有聰明筆記法(架構)的筆記本。

稍微動動手加上思考的輔助線,記錄、推理、總結的邏輯變得清晰,這就是方格筆記的魅力。

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  雷鋒網 配圖

在上週蘋果秋季發表會中,除了宣布與愛馬仕合作推出 Apple Watch,以及再次有所提升的 iPhone 6s,蘋果還推出了 iPad Pro,並邀請了 Adobe 在台上進行展示。在展示環節中,Adobe 展示了如何讓數位創作者能在平板上完成更多的事情,其中涉及了類似於 Adobe CC 等軟體進行創作發想。

使用 12.9 吋的 iPad Pro 進行設計創作是一個不錯的方式,不過有一件事值得注意,那就是有 64% 的設計師並不會用軟體來進行創作上的發想,他們通常用筆和紙。

這一數字是 Khoi Vinh 在今年夏天於調查中統計出來的,Vinh 是一名圖形和互動設計師,曾擔任紐約時報的設計總監,現在是 Adobe 的首席設計師。調查想瞭解,如今設計師在整個創作過程中會使用什麼工具。

The Ultimate Designer

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  筆記的功能大致可分為2大類,一種是「記憶重要事物」,另一個則是「解決問題」。

學習上做的筆記,主要是為了「記憶重要事物」,因此就學時大部分都是需要背誦的科目,像是歷史、地理才需要做筆記,但數學這類偏計算的科目就很少用到筆記了。

但是進入職場之後,大部分做筆記則是為了「解決問題」,也就是從現有的零碎資訊或是事實,思考整理後推估下一步的行動。像是做會議紀錄就是為了釐清目前所有人的進度,再安排未來的行動;人脈筆記則是將認識的人分類,以因應未來可能的合作情況。

但也不是說開始工作後就不需要用到筆記的記憶功能了,像是上台做簡報時,就需要簡報上的關鍵字來提醒演講內容。若是考證照、或學語言增加競爭力,也需要抄筆記讓自己能在有限時間內記住更多的內容。由此可見,不論是學生或上班族,筆記都在生活中占有一席之地。

避免6錯誤

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  二十七歲的小資女黃詩芸,從大學念書的第一天就嘗到「透支」的滋味,從此啟動記帳模式。 八年來,透過精細地記帳,並採取精明節流、努力存錢的理財方式,才畢業兩年,就快存到人生第一個一百萬元。

從研究所畢業兩年,今年剛成為正式公務員的黃詩芸,如果沒有意外,今年年底,將存到她人生第一個一百萬元。不靠家人,只靠自己,二十七歲的黃詩芸怎麼辦到的?

生長在單親家庭的黃詩芸,求學成長的過程向來不用媽媽煩惱,成績優異的她從高雄女中畢業後,順利考上政治大學。懷抱著興奮的心情北上的第一天,黃詩芸就經歷了一堂理財震撼課。

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  這些躍然紙上的圖文,是一個高中一年級學生的課堂筆記。
 
第一次對這個孩子的繪畫專長有深刻印象,是他在生涯規劃課堂裡,在寫給學長姐的回饋小卡上,用「仿FB打卡的畫面」,Tag兩位學長姐的名字,以及貼文內容(回饋)加上心情:很感動、很受鼓舞。
 
差別在於,他是手繪。
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  今天,想來跟大家分享我自己已經實踐了一段時間的「筆記改良格式」,我稱呼他「筆記的三層空間法」。

長期追蹤電腦玩物的朋友都知道,我常常會思考如何修正自己之前的方法或觀念,尤其當一件事情實踐一段時間並遇到大小問題時,只有改變或調整自己的做法,才是增進效率的最有效方法,而這篇文章想分享的筆記改良格式,針對的就是「怎麼讓一則記錄筆記更加有效?」的問題來進行筆記格式的改良。

「記錄型」筆記像是我的文章草稿、工作上的企劃、任務的執行規劃,一般來說我們會習慣把收集到的資料、聽到的內容、自己的想法一股腦的記錄下來,但是即使筆記內容看起來很豐富,然而正是因為陸續添加的內容太多太龐雜,最後這則筆記反而千頭萬緒,讓我自己找不到重點在哪裡?這時候,「應該怎麼寫筆記、做記錄」才能更容易理出頭緒呢?

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  在書店可以看到很多以「筆記術」為特輯的雜誌或相關主題的書,

內容常見如下:「不需要一開始就整理筆記。」「總之,先寫下來就對了。」「把想到的東西寫下來就可以了。」成為社會人士,比別人還努力地做筆記,卻沒有獲得任何成果。

為此而煩惱的人,心中可能有這樣的疑惑:「到底是哪裡出了問題?」但是,這樣天真的想法相當危險。

 

大多數的人都沒有機會一睹外商顧問等有能力者的筆記樣貌,所以才會天真的以為筆記「沒有整理也沒關係」「總之,先寫下來就對了」。

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  如果有一堂課,專門教孩子思考「考試前,如何規劃念書時間」,你能想像是怎樣的畫面嗎?

在國中任教二十多年的牧語軒,退休後經常在校園舉辦親職與學習講座。過去她在擔任導師時,常利用班會時間,帶著全班練習製作自己的「考前念書計畫表」。

「絕對值得!」長期接觸青少年的她,每次一步步「出招」,帶著學生思考這樁「比考試更重要」的事情時,最喜歡觀察孩子的表情:只見一群半大不小的蘿蔔頭,臉上從閃過「那有什麼困難」的自信,到漸漸變成「嗯,加一加似乎得花不少時間」的警覺,最後轉而「糟糕,不知道能不能念完」的沉思。此時,她就感到欣慰:至少提供機會,讓孩子檢視自己的讀書方法。

首先,她會笑嘻嘻先破冰:「各位同學,快考試了,你們打算花多少時間準備呢?」

這時台下鐵定一陣喧鬧,有人說一星期,有人說三五天,也一定有學生信誓旦旦「只要半天就夠了」。「沒關係,就讓他先囂張一下,」牧語軒提醒,引導過程千萬別動氣,「一說教,就破功了!」

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    一月中旬才出刊的1418期的商業周刊,推薦了一本當時即將上市的新書《為什麼聰明人都用方格筆記本?》。出乎人意料的,還以為在3C時代人手一台平板開會才叫做時代前鋒,其實從跨國企業麥肯錫、波士頓顧問、埃森哲,學術翹楚康乃爾大學,或是競爭激烈的日本東大京大生,平常使用的都是老叩叩「手寫」筆記,而且都是「方格筆記本」。

 

為什麼「筆尖思考」還是當道?

「專案管理生活思維」站長指出,從文字被發明以來,人類就用手抓著筆桿,在紙上(或地上)刻畫出腦中的迴響與內心的起伏。

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  「桌上總是堆滿許多物品。」「不知道如何保存堆積如山的文件。」

乍看之下,這些煩惱雖與手帳扯不上邊,但其實只要善用手帳,就能輕鬆解決這些問題。現在,我們先從整理文件開始做起。

一份文件 要用六個不同時間整理

想要整理一份文件,最好安排六次的「整理時間」。或許有人會覺得「六次太多了!」不過,若是善用手帳,並不會造成太大負擔。記住以下六個時間點:(1)每天一次,(2)每周一次,(3)每月一次,(4)每三個月一次,(5)每半年一次,(6)每年一次。把「整理文件」當待辦事項,每天、每週、每月整理。

容易將文件積成一堆的人,恐怕從未規劃並利用「整理時間」,將所有文件確實整理過。

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時間管理的首要問題,不是時間不夠,而是:在你有時間時,你卻不知道現在應該做什麼?

行事曆本身並非時間管理方法,只是一個時間「記錄」工具,你在某個時間一定要到某個地點開一個會議?或是某件專案的截止時間?這些可以「記錄」在行事曆上,但這還不算是時間管理。

所謂的時間管理,就是你必須在會議到達前「完成」簡報的製作工作,就是你必須在專案截止前「完成」產品的製造。

時間管理是「利用」時間,而非「記錄」時間。你知道何時是截止時間,這只是記錄,而真正的時間管理就是從現在到截止的這段時間裡,你能利用所剩時間把需要的所有行動步驟全部完成。

所以在時間管理中我們真正要問的是:在每次可以行動的時間當下,我們如何創造出最大的行動價值

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  做筆記,我們通常會先去想,有哪些重要的事情可以記錄到筆記裡。可能是下次考試會考到的重點解答?可能是參加研習時聽到的重要資料?可能是工作上老闆交代的重要任務?可能是開會時客戶提出的要求?或者,把生活物品收納也寫進筆記,讓自己以後更快找出來。

當然,這些都值得寫到筆記中。但是如果寫筆記的目的都這麼功利,寫出來的筆記都只是有用,那麼你的筆記本很有可能是個有條不紊的知識庫、資料庫,但卻無法成為一個激發自己成長、讓自己感動的好朋友。

之前和同事聊天,同事提出一個好點子,我們聊得天花亂墜,我忽然覺得哪裡怪怪的,便開口問他:「你怎麼不趕快記下來?」同事說:「這只是隨便想想的,又還沒有真正成形。」我心中覺得,這真是好可惜,我們似乎沒有發現:「筆記一件不重要的事情,也是非常重要的。

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      Google 執行董事長施密特(Eric Schmidt)於10月中在簡報分享網站 SlideShare 發表一份《How Google Works》的手繪風格簡報,內文顛覆創業模式,此份簡報由一款 iPad 的APP-- Paper 所製作,簡報風格可愛清新,比一般商業簡報更吸引人注目。54張簡報整理如下:

在 Jonathan 和施密特加入 Google 後,我們以為我們都已經很懂如何經營成功企業。

但我們很快就發現,我們對企業管理的見解幾乎都錯得離譜。

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  你以為只要是大學生、研究生,都有能力在課堂內記下所有學習重點,也一定能整理出一份讓大家都看得懂的筆記?那可不見得。即使被稱為第一學府的台灣大學,為提升大學生的學習成果,台大教學發展中心還開設「筆記技巧」的學習策略講座,為大學生的筆記能力灌頂加持。

不過,連大學生都不見得擅長的課堂筆記能力,有一群小學生卻很幸運。

桃園縣龍潭鄉高原國小的孩子,在五年級一開始都會收到一份名為「高原國小童年記事簿」的禮物。這本有著二十六孔、可任意開關塑膠夾的活頁本,陪伴他們度過兩年要「寫課堂筆記」的「閱讀課」。在這門沒有制式教科書的課程中,孩子不僅開始練習如何掌握老師口述與投影片的「上課重點」,也透過每週一次撰寫「課堂筆記」的機會,進一步培養書寫力。

這門結合了閱讀與寫作、筆記、口說表達,甚至還包含如何使用圖書館的「練功坊」,掌舵者是曾在一九九九年獲得全國最年輕師鐸獎得主的高原國小教務主任呂嘉紋。

雖然,坊間有關成功職場人士如何寫筆記的參考書很多,然而,面對這群書寫能力仍在萌芽的小學生,呂嘉紋引領的方式,自有其獨特心法。示範、舉例、大量運用比喻來解釋、對話式的批閱等,都是他引領孩子進入筆記世界的鑰匙。

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