Conifer綠的事務用品

現代人雖然大多使用電腦打字，但是仍然有許多人保持了手寫筆記的習慣；有些企業CEO更是把寫筆記當成深化思考或目標設定的工具。《Associé》採訪了多位CEO，請他們分享自己的筆記使用方法與心得。

1.確認自己朝著理想邁進

記憶體公司SanDisk日本分公司社長小池淳義說，想要心無旁騖地朝著工作和人生目標前進、刺激思考，沒有比寫筆記更好的方式。因此，小池養成將每天的所思所見都記錄在筆記本上。

每到歲末年終，他都會將今年的筆記本內容想要保存的部分、以及來年重要的工作事項，分門別類記到3本筆記裡使自己的短期、中期、長期目標，一目了然。

第一本用於設定長遠的目標，他以自己最喜愛的西班牙世界遺產聖家堂完工日2026年為限，描繪2026年的理想自我；第二本以年為單位，記錄當年度的重要事件；第三本，其實是一張A3紙，用於設定明年的目標。

有想去的地方，小池會貼上該地的明信片；如果目標是增加運動頻率，小池便會貼上足球隊的照片。將目標像海報一樣張貼在辨公室顯眼處，不時提醒自己。

2.隨身帶、隨手寫，召喚記憶

經營二手商品買賣的GEO Holdings社長遠藤結藏，平日慣用的是B7大小的冊子，方便放在褲子後面口袋，他會在胸前口袋放原子筆和螢光筆，以便邊走邊寫。

遠藤認為，筆記本是用來召喚記憶的工具，字跡凌亂也無所謂，只要寫下關鍵字即可。不過，如果是有期限的事項，她就會記在電腦或B5尺寸的行事曆上，在左頁日期的欄位寫下當天行程，右頁空白處用細長的便利貼管理期限內「自己該做的事」以及「要交代別人做的事」。

3.釐清重點，快速下判斷

調味料製造商大多福食品社長佐佐木茂喜，將筆記本當作是「一人腦力激盪」的工具，所以他參加經營會議時，一定都會帶筆記本，一邊聽取報告，一邊整理重點。佐佐木寫會議筆記的要訣如下，刻意多留白，方便回頭看時寫下想法；記錄發言時也要記下發言的人是誰；自己的想法用雲朵的形狀框起來。

對他來說，在經營會議上寫筆記，不是為了寫會議紀錄，而是讓自己能夠在會議的當下，立即給出建議、做出指示，因此會議結束後，筆記就功成身退了。

頂尖的成功者都有一個相同的習慣：擅長透過書寫和記錄，整理思緒和訊息，藉此保持頭腦清明，也不會輕易忘記學到的新事物！我們整理出10個成功者的私房筆記法，快挑幾個學起來：

1. 徐重仁：隨身攜帶筆記本，所見所聞全寫下來

從工作第一天開始，全聯福利中心總裁徐重仁就養成做筆記的習慣，30多年來，他已經累積100多本大大小小的筆記本，每一本封面上都標示著使用期間，連貼著的便條紙字跡也整整齊齊。

徐重仁除了會在開會、聽內部簡報時，先用一本大筆記本寫摘要，之後再把重點寫到小筆記本；他也隨身攜帶口袋大小的筆記本，無論是看電視、巡店面，只要一有想法，就立刻寫下來。不同場合使用不同的筆記本，比較不容易搞混。

即使在家，徐重仁也隨時記筆記。他的桌上和床頭，都放著一小疊紙片，有時半夜睡到一半醒來，還可以趕緊把靈感寫下，以免忘記，之後再謄入正式的筆記本，可見他對「抄筆記」這個習慣的堅持。

2. 張忠謀：聽演講絕對要做筆記，資訊才能「內化」

台積電董事長張忠謀在一場演講中提到，終身學習並非活到老學到老，而是「有目標」「有紀律」和「有計畫」。在「有紀律」一項，他強調要透過「聆聽」，將聽到的知識「內化」，因此他在參加研討會或聽演講時，都會嚴肅地記筆記，因為這樣「才能學到東西」。2008年，諾貝爾經濟學獎得主保羅．克魯曼（Dr.Paul Krugman）來台演講，在台下的他就記了滿滿的英文筆記。

3. 戴勝益：每件事只寫一行，有空時拿出來一項項思考

王品集團創辦人戴勝益隨身攜帶的專屬「筆記本」，嚴格來說只是一疊用長尾夾夾住、四分之一A4大小的空白便條紙。儘管寫得少、每件事只寫一行，但他想得深、做得快，只要一空下來，就會拿著筆記一項項思考。事情一旦想完、做完，戴勝益就會把它劃掉。當大多數事項都完成後，他會把尚未完成的抄到新頁面上，避免筆記愈變愈厚重。

4. 聶永真：每份創作筆記，都保留空白處激盪創意

對平面設計師聶永真來說，雖然現今多仰賴電腦完成工作，但在創意形成過程中，筆記本仍扮演相當吃重的角色。由於手上隨時有四、五件設計案同時進行，聶永真會盡量在每份創作筆記中適當留白，保持各個作品間的對話空間。

5. 王文華：只記關鍵字，捕捉靈感

延續學生時代的好習慣，主持人王文華至今已累積近40年的筆記能力。身為作家的他，為了抓住一瞬即逝的創意或靈感，會利用關鍵字隨時記下特別有感觸的人事物，讓自己日後重新翻出筆記本時，能立刻找回現場的感覺。

6. 大前研一：用方格紙，左下到右上的金字塔結構

大前研一29歲進入麥肯錫管理顧問公司（McKinsey & Company）時，對經營管理完全一竅不通，於是他試著把學到的東西「以更簡潔易懂的形式寫出來」，並將他加入麥肯錫前兩年工作筆記，集結成《新‧企業參謀》一書。沒想到初版就賣出16萬本，讓大前32歲便成為暢銷作家。許多人都曾在知名企業工作，但卻少有人能將這種寶貴的經驗，集結整理成為暢銷書。

多數人做筆記時，習慣用橫條紋紙，從左上方開始寫到右下方，但大前正好相反。在《思考的技術》中，他表示自己會用方格紙，從左下方往右上方開始記錄，最後就會在方格紙右上方，完成一個金字塔結構，進而導出一個結論。大前認為，可能就是因為「反其道而行」，所以才能刺激大腦不同的部位，對事物產生不同的看法。

  麥肯錫顧問公司、波士頓顧問公司、外商顧問、東大生……每個聰明人都用「方格筆記本」。

為什麼呢？因為使用方格筆記本，有助於整理思緒。

寫下條理分明的筆記，不但可以清楚整理腦袋中的想法，也使念書和工作變得更有趣且順心。

如果你讀書不得要領，那並不是你的「能力」有問題，問題可能出在你的「筆記」上。

例如以下這四種筆記，再怎麼努力都會事倍功半。

• 「雜亂筆記」自己都看不懂了。
• 「肥胖筆記」抄了一大堆，根本沒重點。
• 「小筆記本」寫不了幾行，畫圖、表格的空間都不夠。
• 「無縫筆記」沒有留白，密密麻麻看的頭皮發麻！

 （看不懂，要回想很久。找不到重點。這樣的筆記根本浪費時間。）

使用方格筆記本，讓頭腦變聰明的方法，正確做就有三大優點

1. 井然有序
2. 不會遺忘
3. 3秒重現

就以學英文來說，好筆記對英文讀寫能力超有幫助！聰明人的英文學習筆記會這樣做。

  邏輯思考把「片段知識」整合起來

記得前幾個月，在Bryan講授完A101職場大人學的課程後，有個同學

過來問了我一個問題。 她說：「課程中很多概念其實我自己也都知道、也曾片段的想過。 可是不知道為什麼，我自己沒辦法像你們這麼有條理、這麼完整、這麼有全貌的把這些概念整理成樣。」 所以她問：「到底你們平常是怎麼思考？ 怎麼訓練自己的思考力？ 能讓自己把這些片段的東西都整合在一起呢？」

這問題確實還滿多人問過的。

我得說，邏輯思考能力其實在任何領域都很重要。 畢竟每個人平時都會累積各類「片段知識」。 但要能對人生產生巨大的效果，這些片段知識終得畫成一個圓才行。 但要把這些片段知識整合起來，除了少部分天資特別聰敏的人，大部分都是靠後天的努力。 Bryan是天生很聰明，所以看他思考總是毫不費力。 但我不像他這麼聰明，思考能力可是困苦又艱辛訓練起來的。 所以我還滿清楚，要把自己思考力磨利，不外乎就兩個方法：一種就是在那領域中待很久，透過長期的經驗、看過各類狀況，慢慢變得資深。 另一種方法就是我常做的，透過方法有意識的訓練自己的邏輯能力。

邏輯思考怎麼訓練？

但要怎麼訓練呢？ 最簡單的起步，其實是透過寫作來練習。

我自己在版上其實談過幾次這個概念：寫作其實等於自我思考的整理。

很多人懂很多事情，也可以透過聊天與別人分享。 但很有意思的是，你若要他們寫篇文章來談他們懂得的事情，他們卻往往寫不出來。 不然就是寫出來後，別人完全看不懂。 這通常就代表，他們對該主題的思考還不夠周延！

因為聊天分享，你可以沒有主軸、可以大家隨意討論、可以有表情與手勢來輔助內容。 可是要把一個概念寫成一篇文章並讓別人看懂，我們就得思考很多面向。 比方說，文章一開始要怎麼起頭、怎麼論述、怎麼解釋、怎麼讓論點周詳、怎麼補足論點的破綻、怎麼從讀者的角度回頭看哪裡還有不足？

換言之，論點要一步一步展開，這其實仰賴你佈局完整、也仰賴你對那主題有充足的論點。 我自己也有很多文章是寫了一半發現概念不夠周全、想寫卻總覺得卡住，最後被收在硬碟中再也沒機會見天日的狀況。 這是因為自己對那議題尚沒有夠完整的理解。 沒有理解就缺乏論述，缺乏論述當然就覺得寫不下去。 所以能寫的出來，多少表示自己整理內化到一定程度了....

也因此，每當有人問我怎麼訓練自己的邏輯思考力，我就會建議大家多寫東西。 花時間架構出一篇讓別人能讀懂得文章，其實就是訓練自己的組織能力。

  進入職場之後，公司裡眾多的資料可能讓你感到驚訝：從報告書到會議資料、提案書、企劃書、公文或審議文件等，有各式各樣的資料需要撰寫。

年度暢銷書《為什麼聰明人都用方格筆記本？》作者高橋政史斷定：「不要被製作資料的技巧弄得團團轉，而是要掌握製作資料的核心。」

上面提到的資料都是「簡報」或簡報的草稿。也就是說，製作資料的唯一核心，就是製作「簡報」筆記。不被繁雜的資料壓垮，做出高品質的簡報，只要使用「單一模式」，也就是「黃金三分割法則」。

麥肯錫等外商顧問透過「事實→理由→結論」的流程推展故事。從一封郵件、企劃書，甚至上百頁的簡報，「黃金3分割法則」都可以確實且快速的彙整。

台灣、日本職場的環境，讓大多數工作者會看到事實（發現嚴重性），但是難以「依據事實正確思考（或等他人下指令）」，因此使用「黃金3分割」就是逼你要鍛鍊：自己描述事實，自己據以思考，自己就能提出問題點，自己找出行動的策略。這三塊，你一定要區分，一定要填寫。所有資料都要用黃金3分割，練習多了當然就會提升工作能力。

你所書寫的簡報筆記，正是建構你「現在的成果」「未來的成功」的關鍵。

詢問是商務的基礎！筆記是自問自答的練習。

「工作＝找出對方問題的解答」，醫生要問診，顧問、律師、業務、客服、設計師、工程師、老師……各行各業都要懂得問，才會知道客戶真正的需求。

3分割方格筆記的中央空間是唸書的學習筆記核心。對工作者則是透過筆記鍛鍊「詢問的能力」。

  職場上經常可見工作認真、整天忙碌，但成果不彰的工作者。成功學大師史蒂芬‧柯維（Stephen Covey）在《與成功有約》一書中指出，最根本的原因出在「搞錯了方向」。就像從台北開車去高雄，為了趕時間只顧著埋頭趕路，卻將車開往宜蘭，最終只是事倍功半。

為協助工作者拾回心中的羅盤（目標），柯維以「重要性」與「急迫性」為軸線，畫出「時間管理矩陣」（參見【圖表】）：「重要性」指的是真正有助於達成人生目標，讓生命更豐富、更有意義的事，多半都不是那麼迫在眉梢，例如長期規畫；「急迫性」則是指迫在眼前的急事，多半具有瑣碎、耗時等特質，例如，要在期限內完成的急事。

雖然「重要性」與「急迫性」都與時間有關，但柯維認為，只有「重要性」才能用來衡量時間與生命；反之，陷入急迫性偏執的工作者，則因為無法思索生命中真正重要的事情為何，只好以忙碌填補空虛（第Ⅰ、Ⅲ象限），或是選擇逃避浪費生命（第Ⅳ象限）。

「要事第一」是唯一的解藥。柯維強調，要想扭轉急迫性偏執的人生，便得自問：「什麼是最重要的事？」「人生意義何在？」「你希望成為什麼或完成什麼？」對這些問題有了清楚的答案後，人生的目標、抉擇與時間安排才能徹底改變。

為落實這個目標，柯維以「要事第一」為原則，設計「一周計畫表」，從整體角度思索一周的生活與工作，依據人在生活中所扮演的各種角色，擬訂當周最重要的事，並排入計畫表中，確保在每一天的行程中，優先做好人生最重要的事，排除不重要、急迫的事所造成的干擾。

如何擬訂一周計畫表？

柯維指出，規畫一周計畫表時可依循以下6步驟，落實優先處理「重要/不急迫」（第Ⅱ象限）的事。

1.與使命連結：

自問「生命中最重要的事是什麼」。列出你認為最重要的三、四件事、思考長期目標後，再寫下答案，做為個人信念或使命。

2.認清角色：

生活是工作與家庭各種角色的串連，只有清楚認識各角色間的關係，才能取得平衡。確認使命後，在周計畫表「角色」欄中寫下你所扮演的各種角色，例如父親、家長會會長、業務主任。

3.設定目標：

思索在這一周扮演每一種角色時，做哪件最重要的事（要事第一）能產生最大的效果？例如，扮演父親角色時，盡量安排時間與孩子相處，或是扮演業務主任時，以做好工作上的長期規畫為主，這些「重要/不急迫」的目標，才是最要緊的事。

  如果你是一個崇尚高效工作的人，對檢核表（check list）肯定不陌生，它可以幫助你把瑣碎的工作內容記錄下來，再逐項完成。不過，除了例行性的業務，你也應該把「職涯發展」和「自我成長」的項目，列入每天要做的檢核表。

該怎麼做？美國職涯輔導網站CareerHMO.com的CEO J.T. O’Donnell，在社群網站Linkedin上分享了從來沒告訴過別人的工作秘訣，就是每天必做這10件事，提醒自己天天累積產業知識、人脈關係和自我反省：

1. 讀一些和產業有關的資訊。
2. 讀一些和業務發展有關的資訊。
3. 發e-mail給兩位舊同事，保持連絡。
4. 清空所有客戶寄來的e-mail。
5. 了解每位團隊成員的工作進度。
6. 與每位員工都做一些簡短、與工作無關的交談。
7. 回顧公司前3大目標，讓自己聚焦幫助公司成長。
8. 確定並執行一項工作任務，協助自己往這3大目標前進。
9. 在我的社群媒體發布5則有價值的訊息。
10. 花一分鐘想想，自己已經擁有什麼，已經走了多遠。

J.T. O’Donnell說，這個清單可能會更長，但這10件事是他篩選過後、每天堅持要做到的，多年下來證明，它們是幫助職業生涯和業務成長的最佳途徑。當然，你也可以學著自己列下每天必做的10件事，讓自己都能累積資源，有所成長。

http://www.managertoday.com.tw/articles/view/41340?utm_source=dailyedm&utm_medium=content&utm_campaign=daily201503

網路通路：PChome、博客來、官網購物車

實體通路：金石堂、誠品(部分商品)、何嘉仁、九X九、台隆手創館

  根據日本「MORATAME問卷網」調查結果顯示，寫日記（或部落格）、減重、記帳、節約、運動、時間管理等，是最難持之以恆的前幾名。一般人以為，這和意志力薄弱有關，不過，日本行為科學管理首席權威石田淳認為，持之以恆和一個人意志力強不強、有沒有耐心完全無關，只要有心，誰都做得到。石田建議，重點只有二個：

【1.增加某項行為】犒賞自己，製造容易行動的客觀環境。

【2.減少某項行為】消除阻礙，就容易達成目標。

像是學英文，如果能夠連續14天達成設定目標，就準備一個小禮物犒賞自己，製造容易行動的客觀環境。另一方面，如果知道自己讀英文時經常一不小心就偷看漫畫，就把漫畫藏在距離書桌很遠的地方以消除阻礙，就能容易達成目標。

《別再笑我缺乏意志力！：行為科學幫你輕鬆戰勝三分鐘熱度》一書作者劍持真代是三分鐘熱度的代表，是個成天被編輯催稿的漫畫家。寫日記寫著寫著變成周記、月記，甚至是年記。減重也愈減愈肥、日常生活上的記帳、節約與運動全都虎頭蛇尾、無疾而終。直到一天，在編輯永井肇的建議下，她拜訪行為科學專家石田淳，傳授「持續下去」的技巧，重點是：

1.目標不要訂太高

如果目標是讀英文，一天先從10分鐘開始，等到每天都能達到目標之後再延長時間。

2.找到支持自己做下去的「動力」

像是減重成功就能穿上低腰褲，讓自己的線條更美，不至於多出一坨肉溢在褲頭外。

3.無視「負面能量」

不能被懶惰、拖延或各種藉口打倒。如果自己開始找藉口時，像是「學英文有什麼用？」絕對不受這些藉口影響達成目標的決心。

應用這些技巧，輕輕鬆鬆就能發揮持續力。以下是成功案例：

【成功案例1】

目標：減重

從世界上有第一張紙開始，文明就得以留存和廣泛傳播。如今，不管是一份履歷、一封情書，一份重要的會務記錄，寶寶第一張畫作，或是腦力激盪的思考過程，我們都發現紙張的重要性。

今天要和大家聊一聊 Paper Smart 善用紙張的話題，當你面對一張紙或手寫筆記本時，會萌生許多絕妙的想法，再借用這七個方法，一定能做出屬於自己風格的手寫筆記。

歸納筆記法

1. 依照時間線索歸納

無論是你的工作項目，還是在讀歷史的時候，都有非常明晰的時間線索。當你在回顧或溫習的時候，不妨拿出一張白紙，橫軸以時間為線，將主要的項目或知識點列出，這樣既方便記憶又一目瞭然。

2. 按邏輯順序歸納

聽完一次講座或是看完一本書，可以拿出筆記本將吸收的內容歸納一番。可以依照你自己的邏輯寫一次，也可以按照「課程大綱」或「目錄」的順序，再做一次概要整理。手寫的過程就是梳理和重整記憶的過程。

3. 順時針歸納

這裡介紹一個「Xmark 標記法」，可以在你的筆記本或紙張上畫出一個大大的 X 標記，從左邊的區域開始填寫，順時針旋轉。從左開始四個區域分別代表：

• 左：日期和時間
• 上：主題
• 右：相關內容或關鍵詞
• 下：資訊和補充材料

這樣在翻看筆記本的時候，可以掃一眼就能找到重點。

4. 圖像歸納

手寫筆記還有個優勢在於畫圖。想想看，你苦心琢磨出的菜譜，圖文並茂地紀錄下來不是更好嗎？既顯得生動，又容易理解。

「看過就忘記了，讀書有什麼用！」「會念書也不一定比較會賺錢！」⋯⋯相信很多人都聽過、甚至自己就說過這樣的話，但是《槓桿閱讀術》作者本田直之提醒，讀書就像投資股票、不動產一樣，是有機會獲得報酬的，只要你能夠把從書中獲得的知識，活用在商場上。他估算，讀書的槓桿效果高達100倍，一本1500日圓的書，將可以產生15萬日圓的利益。

《新‧知識生產術》作者勝間和代也把讀書視為投資，她認為，在資訊洪流中，對我們有幫助的頂多只有1%，但若能匯集起來，就能成為自己的內在資產，所以「淘金技術的熟練與否，應該會對淘金的效率造成很大的差異。」

**與作者對話，積極發問與思考
**要嫻熟淘金的技術，也就是如何將資訊去蕪存菁，找出真正有用的1%，勝間和代建議的做法之一，就是將閱讀視為與作者的對話：在閱讀時，想像作者的背景和訴求，用積極的態度了解作者的想法並發問。

《讀書力》作者齋藤孝則描述，每次讀書時，他都覺得好像作者正面對他，透過書本向他說明自己的心血結晶。

不過，正因為是與作者「對話」，而不是在聽作者「演講」，所以閱讀者並不需要照單全收，也可以抱著唱反調的想法，一邊讀一邊標出贊成和反對的部分；或是設身處地想，如果是我自己的話，我會怎麼做，並且迅速記下想出的點子；又或者是寫下與作者對話後的心得，才能讓書發揮對自己最大的幫助。

**畫線、折角、註記，把書用到殘破不堪
**一本保持乾淨的書的價值，就和它買回來的時候一樣；但是，一本經過畫線、折角、註記的書，就會變成專屬於讀者、獨一無二的書。讀別人畫過線的書很吃力，但自己留下痕跡的書讀起來卻格外親切，可能就是基於這個緣故。

本田直之主張，應該盡量把書用到殘破不堪。而且正因為每個人畫線註記的地方都不同，所以書對每個人的幫助也各異，才能成為個人的資產。

1.****畫線、註記：閱讀時，可以一邊畫下「贊成和反對記號」，在贊成處用自己的話解釋一次，反對處則寫下自己的論點；也可以畫下「了解和不懂記號」，在了解的地方反覆閱讀，不懂的地方再去查其他資料。

1. 採用活頁式筆記本：方便調換內頁順序

匆忙趕進會場，隨手翻開筆記本，找到空白頁就開始寫......日積月累之後，筆記內容的順序大亂，整理和翻閱都很麻煩。《筆記女王的手帳活用術》作者林珮玲建議，選用活頁式筆記本，就可避免這個問題。

活頁式筆記本不僅可以任意移動寫過的筆記頁，方便筆記本內頁的整理與分類，讓人不必每次做筆記，都得翻找上回記錄處，還可以任意抽換不同格式的活頁紙，讓筆記本運用更靈活。即使是講義或會議資料，林珮玲也建議以打孔機打孔後，與相關筆記頁面夾在一起，讓資料收納更有條理。

2. 使用最普遍的活頁筆記本規格：26孔

在選購活頁式筆記本時，誠品文具管區副理湯如瑩建議，26孔版本是最佳選項，因為這是市面上最常見的規格，日後要換購不同的筆記紙內頁或活頁夾，不僅容易買到，選擇也多，使用上遠比6孔或32孔等版本更便利。

3. 明確的表頭標記：X mark標記法

明確的表頭標記，是筆記不可或缺的基本功，市售筆記本多半已於頁面印妥供表頭標記的欄位，目的在於方便事後進行筆記內容的追蹤與管裡。

若手邊筆記本並無此欄位，可參考日本筆記術達人和田茂夫所建議的「X mark」標記法：在筆記頁上方畫一個X記號，順時針依序填上「主題」「相關資訊」 （如與會人、資料來源、關鍵字等等）「日」「月」，方便日後翻閱時，能快速進行索引。

4. 有效的版面配置：康乃爾筆記法

康乃爾筆記法（Cornell Method）是由美國康乃爾大學發展出來的筆記技巧，最大特色就是：把兩條線，以「歪基心的倒T字」組合，將版面切割為「一大兩小」3部分：左方小區塊用以記錄日期、主題、與會者等基本資料，右方大區塊用做記錄內容的主要範圍，下方區塊則做為補充資訊或個人想法的記錄區。

透過將版面切割為3個區塊，明確區分「基本資料」「筆記內容」「相關補充或個人意見」這3種資訊，可便於事後閱讀時一目了然。

5. 預留空白位置：便於補充註記

林珮玲強調，一般人記筆記時最常犯的錯，就是把整張紙填滿，忘了留白。

預留空白主要有兩個好處：（1）方便補上臨時想到的相關資訊或心得，不但可以避免頁面上到處是拉線，顯得凌亂不堪，還可以避免隨手、隨處記下靈感，事後根本忘了記在哪裡；（2）方便日後整理筆記時，可以寫下心得或相關延伸思考，讓筆記更完整。

  9個填寫要訣，讓工作排程更順暢

行事曆除了拿來做行程安排與時間規畫，很多人也會在旁邊空白處順手寫下年度目標、工作內容、應帶物品等注意事項，別小看這少少幾個字的筆記，資訊完整與否，往往是工作者表現優秀與平凡的關鍵點。

1.工作排程第一步：確立目標

回想求學時代，你是否曾經設定這樣的目標：「要進入XX大學，聯考必須有XXX分，數學要考AA分以上、英文要考BB分以上……」

《弘兼憲史教你活用記事本》一書指出，學生時代學到的know-How，沒道理工作以後就不能用，先確立自己想要達成的「主目標」（例如「成為銷售業績第一的業務員」），然後以樹枝狀展開，將主目標分解成數個階段性目標，就能具體看見自己從現在起該做什麼，並以此安排行事曆。

2.用倒推法擬定計畫：從終點開始反推算

「綿密的安排是達成目標的關鍵，」弘兼憲史表示，要達成目標，確認「在哪個時刻前要做到哪些事」十分重要。他建議以「倒推法」來做規畫，先計算出下一個階段目標距離現在大約還有多少時間，據以擬定出詳細的「年度計畫」「單月計畫」「單周計畫」和「單日計畫」，並逐一填進行事曆中。

3.在顯眼處寫下「一年的目標」

「思考年度計畫」是年度目標最終能否達成的先決要件，弘兼憲史建議的做法是，將年度目標從大到小、一項一項寫在年度行事曆上方明顯處，或是隨身筆記本的第一頁，內容包括工作、家庭、興趣等各種年度目標，而且務必寫得翔實。

4.年行事曆：記下主要活動，把握全體樣貌

有了年度目標之後，接著還應在一年之初，在行事曆填上已知工作日程、重要企畫或私人活動，並用「←→」標示出哪些時段已被填滿，哪些仍屬空閒，如此就能概算出自己有多少時間完成各項目標，甚至粗略計算出相關花費。弘兼強調，「以長期視野清楚掌握整體樣貌」是年行事曆最重要的功能。

5.使用記號與色筆，標記「重大事項」

每月開始時，應回頭檢視年度目標，將當月待辦事項填入月行事曆，並在空白處醒目地標示。弘兼建議，可以螢光筆或紅筆，將重大預定事項特別標示出來，或是將公事和私事用不同顏色做區分，務必做到「易於辨識」。

6.切割版面，讓工作規畫更合理完善

在行事曆上區分出「上午和下午」「公事和私事」等空間，也是弘兼憲史推薦的做法，有助於釐清當日預定要做的事，是否比重失衡？例如，某天下午時段，陸續被填入6項企畫案完成日，顯然難以達成，這時就必須及早重新安排工作。

7.醒目標示非預期、不確定事項

訂完年度目標和當月目標之後，「本周目標」也必須寫在行事曆上的醒目位置，做為提醒。

弘兼提醒，除了明確填入出預定的內容、正確的時間、場所、對象及電話等基本資料之外，也要格外留意和特別標示出「不是自己的預定事項」（例如「周二～周五上司出差」）和「未確定的預定事項」（例如「周三下午總部主管可能會來」）這兩種資訊，因為它們往往會對行動安排產生重大影響，甚至打亂原訂計畫。

  被稱呼為「超級上班族」的美崎榮一郎，以3種不同類型筆記本提升工作效率：「記事筆記本」記錄工作與情報；「母艦筆記本」匯集記事筆記本上的片段情報基地；「行程筆記本」管理行程表。

在資訊爆炸的時代，你是否也對情報整理與收納感到困擾？2010年日本商業叢書大賞第一名、《成功者的筆記本都記些什麼？》作者美崎榮一郎表示，工作用筆記本如同硬碟，都是用來儲存大腦無法記憶情報的「外部記憶裝置」，加上筆記本的攜帶性更優於筆記型電腦，這種無所不在的特質，可說是最佳的工作用記憶裝置。

然而，將所有情報全部記錄於同一本筆記本，或不論任何時刻都隨身攜帶同一本筆記本，在實踐上有其困難，因此美崎榮一郎建議，視狀況與目的，可將筆記本分為以下3類來使用：

記錄臨時想法的「記事筆記本」

「記事筆記本」是指如文庫本A6尺寸或文庫本一半大小A7尺寸的筆記本，由於體積小而攜帶方便，可以擺在西裝口袋、公事包中明顯位置或長褲口袋裡，不論在哪種環境下，都可以迅速地拿出來做記錄，尤其是外出、移動、出差時更是方便。

而且其尺寸雖不大，但也可以足夠將臨時出現的點子、突然記起的片段情報，或必須記下來的數字、專有名詞等概略記錄下來，可以說，「筆記記事本」是重要情報的最佳盛裝盤。

「記事筆記本」的使用，主要可用於「任務管理」與「點子輸出」兩方面（詳見【圖1】）。「任務」（task）是指將該做的工作，以最小單位做分類，記錄於筆記本上。例如在與客戶商談時，突然想起需要向上司做確認，此時可以「向田島部長確認A公司估價案件」這樣的「最小工作單位」記錄於筆記本上。

而「點子輸出」則記下與點子有關的項目或主題，其中訣竅在於記下「具備提示功能的關鍵字」，而非鉅細靡遺地說明，之後再利用上下班搭電車或走路的時間隨時查閱、動腦思考。

做為情報基地的「母艦筆記本」

「母艦筆記本」是用來匯集記錄於記事筆記本上片段記憶的情報基地，也就是儲存全部筆記內容的地方。做法上是先剔除記事筆記本上派不上用場的內容，然後再將其他未來可能會用上的內容，全部都撕下來貼在母艦筆記本，此外也可將重要的傳單資料、電子郵件或網頁印出，一併貼上。

因此美崎建議，使用筆記本一定要有如下流程：首先使用記事筆記本記錄片段資料，再利用母艦筆記本擴充資料內容，最後使用電腦整理歸納，再以文件資料模式輸出（詳見【圖2】）。如此一來等於重新寫筆記，把原本凌亂的資料拼湊成有系統的資訊，讓雜亂情報成為強大的工作戰力。

  要做好個人時間管理，幾乎每一本相關書籍都會強調「記錄、分析與整理自身每日行程」的重要性，透過詳細記錄自己每天的行程，分析自己在各個活動上花了多少時間，才能知道哪些時間被浪費在無意義的工作上，哪些活動又該加進現有日程中，才能提高工作與生活效率。

著有《時間活用術》等書的日本時間管理專家水口和彥，在《日經Associé》雜誌中提到，為自己的行程做記錄其實不難，但真正的重點，在於記錄之後的分析，唯有了解正確的時間分配該怎麼安排，才能讓自己的時間利用，達到最高效益。

7個查核點分析自身行動，重新打點時間規畫

先記錄至少5天（上班日）自己的行程表後，接下來進行行程分析。水口表示，分析時要注意7個查核點，以便確保自身時間安排真正有效率：

Check1. 行程安排是否有規律：

首先一覽自己每天的行程安排是否具有規則性。水口表示，正確的時間安排法，應該要讓自己的生活作息規律化，在固定時間做同一件事，如果作息大起大落，例如有時早上7點起床，有時睡到中午才出門，就不是好的時間安排法。

Check2 .確保7～8小時睡眠時間：

一個人平均一天應該睡7～8小時，小於這個時間，不僅白天工作時容易疲倦，長期下來也會對健康造成影響。

Check3. 控制工作時數：

目前台灣勞基法法定工時為雙周84小時（一周約42小時），水口強調，要是一周工時超過60小時，就有過勞死的危險，因此務必要小心控制自己的工作時間，不要一忙就無止境加班。

Check4. 善用通勤時間：

  很多人一本筆記用久了，裡面寫滿各種資料，反而會讓自己在需要特定資料時，根本找不到。日本筆記達人、《成功者的筆記本都記些什麼？》作者美崎榮一郎表示，筆記本的索引功能差，但只要善用便利貼，就能大幅提升索引效率，方便日後找出特定紀錄，讓筆記本功能更完整強大。使用便利貼的方法，主要有以下3種：

1. 日期便利貼

將截止日期寫於便利貼上，貼在筆記本「右側」，以便隨時自我提醒美崎表示，使用截止便利貼，即使筆記本是闔上的狀態，也可以清楚看見自己所設定的任務完成日期，方便時間安排。而且由於便利貼是貼在「右側」，可以讓自己在翻閱筆記時，手感受到有阻礙物，自然而然會多看一眼，在每次翻閱筆記時都提醒自己「要趕快把任務完成」，避免拖延。當任務完成後，就可以將管理任務的「日期便利貼」撕下丟棄，才不會產生混淆。

2. 書籤便利貼

當做書籤使用，貼在筆記本「下側」，方便迅速翻到正在使用的頁面為了標示正在研讀的頁面，很多人會使用書籤，但書籤很容易一不小心就遺落，因此可以自由撕下再黏貼的便利貼，是非常好用的替代品。美崎建議，書籤便利貼應貼於筆記本的「下側」，以方便翻閱，而當這本筆記本記錄完畢，貼於下方的「書籤便利貼」也就可以撕去丟棄。

3. 索引便利貼

具備索引功能，貼在筆記本「上側」，方便迅速翻到經常參考閱覽的頁面有些頁面上的資料我們會反覆查閱，因此使用索引便利貼，可以方便自己迅速翻到常用頁面。美崎建議，索引便利貼應貼於筆記本的「上側」，可以清楚與其他便利貼做區分，而且當筆記本收納於書櫃中時，不需將筆記本抽出來就可以清楚看見，要是索引便利貼是貼於下方或右側，被遮蓋看不到，就變成派不上用場的無用索引。

  多少個夜晚，我們伴著未完成的專案，精疲力竭的入眠；早上起來，又如同無頭蒼蠅般，在忙亂中開啟新的一天。但成功的人不是這樣的，無論他們睡眠時間多短，總是有計畫的結束一天、又讓新的一天在從容中展開，優雅、又有效率。

要達到這樣的境界，得靠規律的作息。而養成規律作息的好方法，是在睡覺前、起床後，進行特定的儀式，宣告一天的開始與結束。以下是《Entrepreneur》網站專欄作家 Matthew Toren所建議的睡前儀式，因為很簡單，相信每個人都能做得到！

1. 打開你的行事曆

外國有這麼一句諺語：「沒辦法做好計畫，那就是計畫好要失敗。」（ failing to plan is planning to fail）。睡前別逃避，不管明天有多少工作要做，想到就煩也要鼓起勇氣打開行事曆，計畫明天的時程。心裡有了底，就能緩解焦慮，睡得也比較安穩。

知名部落格「電腦玩物」則建議，晚上至少要先確定「明天早上要做的第一件事」。隔天就不用再浪費時間思考要做什麼，而能直接進入工作狀態。

2. 把去健身房要帶的東西準備好

不是要你一定得去健身房，而是要你早起運動，鍛鍊健康的體魄。如果你喜歡慢跑，就把運動服、慢跑鞋拿出來放在床邊；喜歡瑜珈，晚上就準備好瑜珈墊、瑜珈服與輕音樂；喜歡遛狗，就拿出遛狗繩。

確保你一起床，就能看到這些物品，提醒自己早上該運動囉！同步降低賴床的欲望。

3. 手機關機

最近有好多文章，不斷提醒大家：睡前最好關機喔！再怎麼重要的訊息或email，睡著了也看不到，反倒是半夜大腦感受到手機震動或螢幕亮了，就會延遲我們做夢、或是快速動眼期（REM）的時間，讓我們的精神和沒睡一樣差。

    作者 / esor huang（異塵行者）

我以前就是一個喜歡做筆記的人，上課把老師講的重點全部都抄寫下來，上班時桌上也貼滿各種便條，筆記上也好多密密麻麻的工作任務，但是為什麼總覺得這些記錄在我真正需要時「發揮不了作用」？

即使考試前，在書桌上貼上了一張大大的目標：「考上XX大學」，但是為什麼我還是無法認真念書，最後也沒有達成目標？

有時候，把所有事情記錄下來，和把所有事情「有效的」記錄下來完全是兩回事。我後來慢慢領會了這樣的道理：不只是單純寫下來就好，記錄事情是要有方法的。

而今天這篇文章，就要和大家分享，在工作上做記錄、寫筆記的過程中，我自己體會到的一些「記錄事情」、「做筆記」的方法。

1. 一開始就記下「應該如何做？」

以前一開始進入職場時，常常在被交派新任務的時候，我會很單純、很直覺的把這個任務寫下來。這看起來好像沒什麼問題？不就是這樣做嗎？其實這裡問題可大了。

因為我還是常常都會拖到截止日前才草草把任務趕完，明明「應該要做那件事」的便利貼就一直貼在我的眼前，我也都知道要去做那件事情，但為什麼總是沒有真的立刻動手去做呢？

後來我發現，是因為我「記錯重點」了。

當我收到「負責下一期雜誌上的封面故事」這樣的任務時，我單純的紀錄了這件事情，然後每天看著這個重責大任窮擔心，甚至有一點點逃避，直到「死期」到達前，只好趕鴨子上架，硬著頭皮弄出什麼東西。

  做筆記，我們通常會先去想，有哪些重要的事情可以記錄到筆記裡。可能是下次考試會考到的重點解答？可能是參加研習時聽到的重要資料？可能是工作上老闆交代的重要任務？可能是開會時客戶提出的要求？或者，，把生活物品收納也寫進筆記，讓自己以後更快找出來。

當然，這些都值得寫到筆記中。但是如果寫筆記的目的都這麼功利，寫出來的筆記都只是有用，那麼你的筆記本很有可能是個有條不紊的知識庫、資料庫，但卻無法成為一個激發自己成長、讓自己感動的好朋友。

之前和同事聊天，同事提出一個好點子，我們聊得天花亂墜，我忽然覺得哪裡怪怪的，便開口問他：「你怎麼不趕快記下來？」同事說：「這只是隨便想想的，又還沒有真正成形。」我心中覺得，這真是好可惜，我們似乎沒有發現：「筆記一件不重要的事情，也是非常重要的。」

因為「筆記」不只是一種鏡像的複製，筆記本身也可以是「思考的一環」、是「行動的第一步」。那些已經很重要的事情用筆記記錄，只不過是錦上添花，只不過是資料整理。

但是那些看似不重要的事情，透過筆記產生意義，才是筆記帶給我們人生的最大動力。

1. 寫下念頭：有些事現在不做，以後真的還有機會

常常跟朋友聊天時，如果臨時看到咖啡館的雜誌而扯到好想去北海道旅行，當然我們都知道現在不會馬上出發，我們都不是衝動的人，但光是「想像」也會覺得很開心，這種閒聊正是與人交往最好的調劑。

可是，雖然知道那是不重要的瞎聊，但心中因此而覺得有一種夢想的心情是真實的，所以我會把這個念頭用一句簡單的話寫進筆記裡：「想去北海道」。

有些事情現在無法衝動馬上做，確實以後就會被遺忘。但是如果這個「想去北海道」的不重要念頭留在筆記上，讓自己反覆看到，那麼這個小小的熱情火苗不會熄滅，甚至可以在筆記裡慢慢澆灌培養，或許有一天這個念頭救會長大成具體可行的行動。

2. 寫下那些想要擁有的經驗，保留增廣見聞的機會

「坐捷運的時候隔壁的乘客聽音樂超大聲」「列印到一半卡紙」「一周前就約好的會議，客戶卻臨時取消」……工作中、生活中，這些不停干擾我們、形成壓力來源的「鳥事」，可以說要多少有多少。但若換個角度想，要是能好好應付鳥事，把它們當做靈感的泉源、改善生活的動力，鳥事也會變成好事。

《把鳥事變好事的神奇手帳術》認為，準備一本「鳥事筆記本」，記錄這些令人心煩的狀況，可以幫你想出對策，不讓它們一再發生。另一方面，記錄能幫助你客觀地看待鳥事，發掘自己的缺點，達到己所不欲勿施於人的效果。記錄鳥事、找出對策的要點如下：

1.盡可能馬上記下來：
不要取捨或思考，把所有感到厭煩的事情都記下來，最好是發生的當下就寫，不然有些雞毛蒜皮的事情很快就忘了。書寫可以讓負面情緒遠離自己，但要注意，重點是記錄「鳥事」發生的日期、時間和事實，不要仔細寫自己的心情，否則容易助長消極的想法。

2.找出鳥事的對策：
每天回家後把鳥事整理到另外一本筆記本，筆記本翻開左右兩頁，每頁都分成兩欄，將鳥事寫在最左欄，剩下3欄是想到對策的時候才填入。最簡單的對策就是「自己不製造鳥事」，其他尋找對策的方法則包括：仿效擅於解決鳥事的人、詢問同事朋友的意見等。切記，馬上想到的點子不一定是最好的，所以對策才會有3欄，什麼時候想到新方法都可以寫進去。

3.實踐後，把有效的對策圈起來：
記錄鳥事的目的之一，就是把鳥事一點點一點點消除。舉例來說，先前碰到過「上司不把我的話聽完」的鳥事，啟發你想到「只要時間允許，一定要把部下的話全部聽完」的對策。於是下次開會時，你因為注意聆聽同事們的意見，促使大家都積極地提出看法，你就可以在記事本裡把「聆聽」這個對策圈起來。雖然實際上並沒有改變你的上司，你原本的負面感受也沒有解決，但你自身的工作能力因此而有提升，鳥事就變成好事。

4.一再發生的鳥事也要寫下，提醒自己還沒解決：
遇到同樣的鳥事，可以畫正字計算，提醒自己這件事一直沒有解決；從正面思考來看，這也表示只要找到這件事的對策，就能獲得大幅成長。不過，千萬不要想解決所有的鳥事，因為總會有些事情是再怎麼樣都無法解決的，若因此而感覺挫折，就失去鳥事筆記本的意義了。重要的是持之以恆，從容易實踐的對策開始，常常回顧筆記本，就能看到自己的成長。