要做好個人時間管理,幾乎每一本相關書籍都會強調「記錄、分析與整理自身每日行程」的重要性,透過詳細記錄自己每天的行程,分析自己在各個活動上花了多少時間,才能知道哪些時間被浪費在無意義的工作上,哪些活動又該加進現有日程中,才能提高工作與生活效率。

著有《時間活用術》等書的日本時間管理專家水口和彥,在《日經Associé》雜誌中提到,為自己的行程做記錄其實不難,但真正的重點,在於記錄之後的分析,唯有了解正確的時間分配該怎麼安排,才能讓自己的時間利用,達到最高效益。

7個查核點分析自身行動,重新打點時間規畫

先記錄至少5天(上班日)自己的行程表後,接下來進行行程分析。水口表示,分析時要注意7個查核點,以便確保自身時間安排真正有效率:

Check1. 行程安排是否有規律:

首先一覽自己每天的行程安排是否具有規則性。水口表示,正確的時間安排法,應該要讓自己的生活作息規律化,在固定時間做同一件事,如果作息大起大落,例如有時早上7點起床,有時睡到中午才出門,就不是好的時間安排法。

Check2 .確保7~8小時睡眠時間:

一個人平均一天應該睡7~8小時,小於這個時間,不僅白天工作時容易疲倦,長期下來也會對健康造成影響。

Check3. 控制工作時數:

目前台灣勞基法法定工時為雙周84小時(一周約42小時),水口強調,要是一周工時超過60小時,就有過勞死的危險,因此務必要小心控制自己的工作時間,不要一忙就無止境加班。

Check4. 善用通勤時間:

水口表示,日本人平均一天通勤時間為1小時17分鐘,超過2小時就是過遠,如果無法縮短通勤時間,就必須想辦法活用,例如閱讀、學習等等,避免時間白白浪費。

Check5. 確保擁有至少4小時「自身時間」:

睡眠、工作以及生活必要所需活動之外的時間,都屬於「自身時間」。水口強調,最好確保一天擁有超過4小時的時間是專屬於自己的,可以做自己想做的事情,如果低於4小時,不僅容易覺得疲累,也會覺得生活寂寞。

Check6. 看電視、上網時間不超過自身時間3成:

水口表示,看電視與上網是一般人在自身時間最常做的事,但如果占了自身時間3成以上,就可能太多,成為一種無意識的時間浪費。

Check7. 每天撥出時間閱讀、學習:

水口表示,「閱讀」「學習」在許多人生活中所占比重是零。要成為一位有效的工作者,務必特意將這兩者納入自身行程安排內,確保自己每天能撥出一點時間固定從事這兩件事,才能讓自己有所成長。

 

(本文取材自《日經Associé》2012年8月號,日經BP社出版。)

http://www.managertoday.com.tw/articles/view/46879

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