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  「桌上總是堆滿許多物品。」「不知道如何保存堆積如山的文件。」

乍看之下，這些煩惱雖與手帳扯不上邊，但其實只要善用手帳，就能輕鬆解決這些問題。現在，我們先從整理文件開始做起。

一份文件　要用六個不同時間整理

想要整理一份文件，最好安排六次的「整理時間」。或許有人會覺得「六次太多了！」不過，若是善用手帳，並不會造成太大負擔。記住以下六個時間點：（1）每天一次，（2）每周一次，（3）每月一次，（4）每三個月一次，（5）每半年一次，（6）每年一次。把「整理文件」當待辦事項，每天、每週、每月整理。

容易將文件積成一堆的人，恐怕從未規劃並利用「整理時間」，將所有文件確實整理過。

「上周用過的會議資料，應該還用得到，所以先保留起來。」

「前陣子剛結案的專案文件，暫時先留著吧！」

當你心中有這種想法，而將文件歸檔，結果卻愈堆愈多，最後才發現，過去一個月內，其實你都沒動過這些文件。為了避免這種情形發生，在手帳的上述六個時間點中，填入「整理文件」的待辦事項。接下來，我將一一解說為什麼要在這幾個時間點整理文件。

1）每天一次／每天下班前，將當天使用過而且仍需用到的文件，分類成已處理、待確認、進行中。尚未養成習慣前，還是得每天在周計畫表下班前的欄位中，畫上勾選方塊，並寫上「整理文件」來提醒自己。別光是想著「要整理」，而是必須「記在」手帳上，實際寫下來才能加強執行的動力。

2）每周一次／累積了一整周的文件，再分類成當下必須保存的資料，以及須處理掉的資料。可自行安排這個時間須在「每周星期○」進行，並記在月計畫表與周計畫表上，而且兩邊都要畫上勾選方塊。

3）每月一次／整理一整個月的文件時，可養成習慣，將公司關帳日設定為「個人結算日」。倘若結算日不方便時，可設定於「每月○日」。這一天也要記在月計畫表與周計畫表上，而且兩邊都要畫上勾選方塊，如果月底可能較為忙碌時，不妨記在月計畫表旁邊的「本周活動清單」欄中。

4）每三個月一次，5）每半年一次，6）每年一次／「每半年一次」的意思，是指上半年度與下半年度各進行一次；「每年一次」則是在年度結束時進行一次。兩個時間點合併後，就是每三個月進行一次，因此每年大約會在「三月、六月、九月、十二月」整理文件，合計共四次請在應該整理文件的月份，於月計畫表的「本月工作清單」欄中，記上「 整理文件」。六月及十二月須記上「 整理半年度文件」，三月則記上「 整理年度總結文件」。

只要能落實這種循環方式，就能確保你的桌上，絕對不會出現搖搖欲墜的文件山。

http://n.yam.com/uho/healthy/20150304/20150304893937.html

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