時間管理的首要問題,不是時間不夠,而是:在你有時間時,你卻不知道現在應該做什麼?

行事曆本身並非時間管理方法,只是一個時間「記錄」工具,你在某個時間一定要到某個地點開一個會議?或是某件專案的截止時間?這些可以「記錄」在行事曆上,但這還不算是時間管理。

所謂的時間管理,就是你必須在會議到達前「完成」簡報的製作工作,就是你必須在專案截止前「完成」產品的製造。

時間管理是「利用」時間,而非「記錄」時間。你知道何時是截止時間,這只是記錄,而真正的時間管理就是從現在到截止的這段時間裡,你能利用所剩時間把需要的所有行動步驟全部完成。

所以在時間管理中我們真正要問的是:在每次可以行動的時間當下,我們如何創造出最大的行動價值

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這時候,「To-Do List(待辦事項工具)」就比「Calendar(行事曆工具)」更適合用在這裡所說的時間管理上。

行事曆要求你要把所有任務都填在一個時間表上,也就是要求你預先排好所有瑣事的執行時間。但這種作法其實意外很多、變動性很大,你的時間常常會有意外的插曲,或者你當然也可能偷懶、可能執行速度不夠,於是這就導致你必須一直修改行事曆上的時間安排,然而牽一髮動全身,一旦改動一個時間區段,又要牽動其他的時間區段。

結果就是你一直在調整行事曆,一直在計畫時間,卻沒辦法真正利用時間。

相對的,「To-Do List(待辦事項工具)」在這裡就提供了更好的時間利用方式,你不需要把任務、瑣事預先排好執行的時間,這裡是完全相反的概念:

  • 行事曆:要求你預先排好所有行動的確切執行時間。
  • 待辦事項清單要求你預先列出所有行動,在有時間時選一個來執行。

看出這裡的差別了嗎?「To-Do List(待辦事項工具)」並不在意未來什麼時間你要去做什麼事情,它在意的是利用「當下這個時間」真的「完成某件事情」。

一旦你能利用每個當下的時間,那麼自然你就能完成未來的事情,這是更踏實有效的作法。

 

所以,在時間管理上,我推薦大家應該都要擁有一份獨立的「待辦事項清單」,雖然這份清單看不出明確的「時間」,然而,它卻是真正可以幫助你利用時間的工具。

1.簡單卻不容易做到:收集所有任務瑣事

要利用「待辦事項清單」做時間管理,一個很重要的起步,就是養成收集所有任務、所有瑣事的習慣。

聽起來很簡單,但要做到其實很難。例如當你一聽到主管交待一件小事情,你會立刻記入待辦清單嗎?你工作途中忽然想到要去補做一個小環節,你也會立刻記錄待辦清單嗎?在開會中你們討論的所有執行步驟,你會確實的記入待辦清單嗎?

這沒有養成習慣的話,是很難確實執行的。因為我們很多時候會誤以為:「我記在腦中,等一下就會記得去做」,或者「這件小事好像沒那麼重要,先不用記著」。這些想法都是讓自己的To-Do List無法善盡時間管理工作的元兇。

會有上述錯誤想法的朋友,很容易在工作中一直擔心接下來還要做什麼,但我們在執行工作時:

最好把「接下來要做什麼」完全忘掉!專注在手上的工作。而要做到這一點,唯有養成「任何事情都記到待辦清單」的習慣。

這樣一來,我完全不需要擔心接下來要做什麼(老實說,擔心也沒用),因為都在待辦清單中,我在當下的時間只要把手上的任務完成,再到待辦清單裡拿出下一件任務繼續執行即可。

 2.行動與目標的不同:拆解出最小具體行動

當你開始會把所有任務都收集到「待辦清單」後,這時候就要進入下一步的最佳化,我們應該檢查一下,自己填寫的任務是不是真正的「最小行動單位」。

一次要蓋出金字塔感覺是天方夜譚?但如果每次堆一塊石磚,你總有一天也會蓋出金字塔。

在收集待辦清單時也是一樣,如果一件任務過大,那我們一定要懂得拆成幾個真的可以執行的行動單元。這可以帶來很多好處:

  • 不可能的任務,拆解出邏輯步驟,分段執行,就會成為可能。
  • 不想做的任務,拆解出較輕鬆單位,慢慢累積,終究可以做完。

蓋金字塔是「目標」,如果你把目標放到待辦事項清單,那麼你永遠不可能執行它,一定要把所有「最小具體行動」拆解出來放入待辦清單,才有可能完成。

 3.時間只在當下有意義:專注在今天該做的事

在待辦清單中,最關鍵的其實就是「今天的行動」。

透過前面兩個「收集」與「拆解」的動作後,在待辦清單中應該累積了很多任務瑣事了,這時候對我們來說最重要的就是「完成」它們,把這些任務逐一消化掉。

「收集」-->「拆解」-->「完成」

而消化這些待辦任務最好的方法,就是確認今天有空的時間,完成這些時間裡可以消化的任務。

我們不需要安排未來的時間,只需要安排今天的時間。因為沒有先過完今天,就沒有所謂的明天。每天早上我們可以打開待辦清單,把今日應該執行的任務設定好,那麼今天就是專注在這些「今日事」即可,想辦法把「今天的待辦清單」清空!

4.找出不重要的工作:用權重排序步驟

但是我們要怎麼知道「今天」要從待辦清單裡消化哪些事情比較好?這時候有兩個考量基準:

  • 有多少時間可以用?
  • 哪件事情比較重要?

如果今天只有一個小時的空檔(其他可能被活動、會議佔去),你就不可能要求自己完成兩個小時才能做完的任務。

但這裡又回到「第2項」重點,如果你之前懂得把兩個小時的任務拆解成每半個小時就能做完的四個子任務,那麼這時候你就能在今天的一個小時空檔完成該任務50%的進度!

另外,在待辦清單中要設定每個任務的重要性等級,也就是說要能知道每個任務不同的重要性,不同的事情一定有不同重要程度,千萬不要覺得每件事情都重要(我們很容易陷入這樣的鄉愿情境)。

一定有那些比較不重要的事情,把他們標記出來,並且知道這是可以暫緩甚至放棄的部分。

把每件事情都認為重要很簡單,而找出「不重要」對人性來說是相對更難的思索,可是卻是最關鍵的時間管理環節。

 5.有做比做到重要:果斷延期你的任務

時間管理的意義對我們來說就只有「現在(今日)」和「未來(明日)」兩種。過去的時間在行動上一點意義都沒有。

沒有做完的事情,那麼一定就是未來要做,沒有第二種選擇。

所以在待辦清單的時間管理上,沒有所謂的過去來不及做,所有還沒做的事情就是「未來」做,如果你安排今日要完成的任務沒做完,那麼就是延期到明天或更久之後。

只要在每一個「當下」的時間裡,都能利用來完成一件任務,若是能夠做到這一點,那麼金字塔也一定有蓋起來的一天。

小結:

所以一個有效的時間管理方案,我推薦大家首先要學會善用「待辦清單」工具,運用收集、拆解的方法,把最小可具體執行的行動寫入清單,並且在每一個有空的時間當下去一步一步完成這些小任務。

最終,就能累積出可以完成整個大專案的能量。

http://www.playpcesor.com/2012/08/to-do-list.html

20150122  

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