作者 / esor huang(異塵行者)

我以前就是一個喜歡做筆記的人,上課把老師講的重點全部都抄寫下來,上班時桌上也貼滿各種便條,筆記上也好多密密麻麻的工作任務,但是為什麼總覺得這些記錄在我真正需要時「發揮不了作用」?

即使考試前,在書桌上貼上了一張大大的目標:「考上XX大學」,但是為什麼我還是無法認真念書,最後也沒有達成目標?

有時候,把所有事情記錄下來,和把所有事情「有效的」記錄下來完全是兩回事。我後來慢慢領會了這樣的道理:不只是單純寫下來就好,記錄事情是要有方法

而今天這篇文章,就要和大家分享,在工作上做記錄、寫筆記的過程中,我自己體會到的一些「記錄事情」、「做筆記」的方法。

1. 一開始就記下「應該如何做?」

以前一開始進入職場時,常常在被交派新任務的時候,我會很單純、很直覺的把這個任務寫下來。這看起來好像沒什麼問題?不就是這樣做嗎?其實這裡問題可大了。

因為我還是常常都會拖到截止日前才草草把任務趕完,明明「應該要做那件事」的便利貼就一直貼在我的眼前,我也都知道要去做那件事情,但為什麼總是沒有真的立刻動手去做呢?

後來我發現,是因為我「記錯重點」了。

當我收到「負責下一期雜誌上的封面故事」這樣的任務時,我單純的紀錄了這件事情,然後每天看著這個重責大任窮擔心,甚至有一點點逃避,直到「死期」到達前,只好趕鴨子上架,硬著頭皮弄出什麼東西。

為了解決這個問題,我改變了一下記錄事情的方法。後來當我接收到類似的任務時,我當下就會立刻做一個「思考轉換」,問自己一個問題:「要完成這件事情應該做些什麼?」

然後,我把這樣快速思考轉換後的結果記錄下來。

  • 被交付的目標:
    負責下一期雜誌上的封面故事
  • 一開始想到的完成步驟:
    1. 到書店收集資料
    2. 上網收集資料
    3. 擬定大綱
    4. 確認可訪問對象
    5. 聯繫訪問者
    6. 開始撰稿

不用花太多時間,也不需要馬上想得透徹,在一開始記錄事情的當下,簡單的列舉出當下想到的步驟,頂多只是多花不到一分鐘的時間即可完成。

後來我每次要記錄事情時,當下就「多花一分鐘」,把單純的紀錄事情,變成記錄「應該如何做這件事情?」於是我所面對的不再是一個遠大的目標,而只是邁開我的腳步,走到一間書店,好好翻閱一下相關的資料而已。

讓事情變得「具體」、「簡單」,把事情拆開成「可以執行」的步驟,就是記錄事情時最需要的一種方法。

2. 把「自己的思考過程」寫下來

在開會時的筆記本上,聽到同事們講述著一個一個重點,或是一個一個需要完成的任務,這時候,我很認真的把所有「聽到的」內容都寫下來。

在上課時的課本上,聽著老師講解許多的分析、解釋,我非常專注的把老師所有說過的話、寫過的黑板,盡可能完整的「移植到」我的書本上。

這看起來不是很好嗎?完全就像一個認真的好學生一樣。

然而,我以前在當學生時,最喜歡寫在課本上的不是老師告訴我的筆記,而是我從老師的話裡所反思獲得的各種「自己的想法」,後來我在準備功課時,這些我自己的想法可以提供我更多啟發和學習,對我真正有用。

真正值得記錄的,或許是這些「自己想到」的思考過程。

在開會時,對方提出一個要求,單純把這項任務寫入筆記的當下,自己應該會有一些想法、一些反應,這些內容也應該一起記錄下來,這會是你未來規劃工作、執行企劃時很寶貴的參考,不要讓自己的想法溜走。

或者回到前面舉的第一個例子,當我在執行書店情搜步驟時,想到可以去翻閱某本雜誌、想到可以去問某個達人,想到可以怎麼設計標題;或者,想到未來的稿子裡可以寫入哪一句漂亮又具有啟發的話?

這些思考過程,我全部都會當下記錄下來。

而且很奇妙的是,一旦我開始「寫」,這些想法就會開始從腦袋裡的雲霧深處被拉出來,我可以慢慢看清他們的面貌,並且開始想到更多「應該如何做?」的好方法。

所以我會常常利用「書寫」這個動作來思考,而不是單憑腦袋空想。

3. 不要信任你的腦袋

想要改變記錄事情的方法,首先就是要認識到:腦袋不是記錄事情的地方。

有時候我們可能是懶惰,或是對自己過度自信,覺得一些小事情,我用腦袋瓜先記住就好,反正等一下就會去做。但以我自己的經驗,這樣的作法,起碼有一半以上的機會,最後都會出包。

千萬不要有這種想法。

任何時候需要記錄事情,就是記錄在你的筆記上,而不是記錄在你的腦袋中,一定要先養成這個習慣。

4. 統一的收件匣

這裡的收件匣,不是指電子郵件的收件匣,而是指你收納筆記記錄的地方,無論那是什麼地方,愈統一愈好。

這個收件匣最好能夠隨時隨地被你拿出來儲存記錄、瀏覽記錄:不會出現像是我把客戶電話的便利貼貼在電腦螢幕上,結果出門開會忘記抄下來的糗事;也不會出現隨手把什麼東西記在一張紙條上,以後卻無法從散亂的桌子上找出來的麻煩事。

想一個可以收納你所有記錄的地方,例如你可以把隨手記下的便利貼、紙條,直接黏貼到你的隨身筆記本上面,並且確實養成這個好習慣。

你的紀錄應該統一就在一個地方,沒有第二個地方,這樣才方便你做後續的內容整理、內容延伸。

5. 反覆修改你的紀錄

前面看起來似乎要不斷記錄任何事情,但是,並非記錄下來即可,把筆記本寫滿不是為了滿足自我的成就感,而是為了要讓這些內容真的發揮作用。

不去反覆重看、修改筆記是不行的。

記錄事情就好像是寫一篇文章,第一次記錄只是初步方向,第二次修改開始完善大綱,第三次重看可以補充內容,最後慢慢把每一段文字寫完。

用來記錄事情的紙條、筆記本,最好都保有一定的空白空間,可以讓我不斷的補充新的內容上去。同一件事情,就是在同一個筆記頁面進行不斷的擴充。

除了以後我要查詢事情時也更加方便外,這樣做的用意,是我可以隨時了解自己的整個思考、規劃過程,以及了解目前這個任務的所有執行狀態,還有包含這個任務其他尚未完成的步驟與目標。然後從這樣一個「跟著我的行動」不斷增長的記錄中,我可以找到下一步應該做什麼的具體建議。

6. 累積自己的SOP清單

有些工作是反覆執行的,例如一些公司裡的行政流程。而愈是這些自己覺得已經很上手的流程,我們愈會覺得:我記得怎麼做。

但即使是自己已經習以為常的事情,也要學會記錄下來。更好的作法,是建立自己的標準作業流程清單:申請一個補助款項的流程是?提出活動邀約的標準格式是?自己上次完成活動進行了哪些步驟?

處理任何事情,無非都是有一個流程,而任何流程的紀錄,都可以幫你確保、確認,自己沒有漏失其中任何一個環節,也讓自己執行工作時更輕鬆,不用反覆重做太多類似的事情。

更進一步的,當把自己腦袋中、行動裡做過的那些步驟流程也都記錄下來後,我們就可以白紙黑字的好好檢視一下這裡面還有沒有可以最佳化的地方?

下一次可以怎麼安排更好?少掉一個步驟會不會更有效率?

記錄工作上的事情時並非雜亂無章的記,可以試試看把任何事情都變成一種流程,然後試著透過記錄,去不斷最佳化你的作業流程,直到他能幫你更省時省力的完成事情。

  • 小結:

單純就是透過記錄事情,就能幫助你在工作上、學習上提昇效果。

但前提是,記錄事情的方法並不簡單。然而也不難,就只是一些想法、觀念上的轉變而已。

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