1. 採用活頁式筆記本:方便調換內頁順序

匆忙趕進會場,隨手翻開筆記本,找到空白頁就開始寫......日積月累之後,筆記內容的順序大亂,整理和翻閱都很麻煩。《筆記女王的手帳活用術》作者林珮玲建議,選用活頁式筆記本,就可避免這個問題。

活頁式筆記本不僅可以任意移動寫過的筆記頁,方便筆記本內頁的整理與分類,讓人不必每次做筆記,都得翻找上回記錄處,還可以任意抽換不同格式的活頁紙,讓筆記本運用更靈活。即使是講義或會議資料,林珮玲也建議以打孔機打孔後,與相關筆記頁面夾在一起,讓資料收納更有條理。

2. 使用最普遍的活頁筆記本規格:26孔

在選購活頁式筆記本時,誠品文具管區副理湯如瑩建議,26孔版本是最佳選項,因為這是市面上最常見的規格,日後要換購不同的筆記紙內頁或活頁夾,不僅容易買到,選擇也多,使用上遠比6孔或32孔等版本更便利。

3. 明確的表頭標記:X mark標記法

明確的表頭標記,是筆記不可或缺的基本功,市售筆記本多半已於頁面印妥供表頭標記的欄位,目的在於方便事後進行筆記內容的追蹤與管裡。

若手邊筆記本並無此欄位,可參考日本筆記術達人和田茂夫所建議的「X mark」標記法:在筆記頁上方畫一個X記號,順時針依序填上「主題」「相關資訊」 (如與會人、資料來源、關鍵字等等)「日」「月」,方便日後翻閱時,能快速進行索引。

4. 有效的版面配置:康乃爾筆記法

康乃爾筆記法(Cornell Method)是由美國康乃爾大學發展出來的筆記技巧,最大特色就是:把兩條線,以「歪基心的倒T字」組合,將版面切割為「一大兩小」3部分:左方小區塊用以記錄日期、主題、與會者等基本資料,右方大區塊用做記錄內容的主要範圍,下方區塊則做為補充資訊或個人想法的記錄區。

透過將版面切割為3個區塊,明確區分「基本資料」「筆記內容」「相關補充或個人意見」這3種資訊,可便於事後閱讀時一目了然

5. 預留空白位置:便於補充註記

林珮玲強調,一般人記筆記時最常犯的錯,就是把整張紙填滿,忘了留白。

預留空白主要有兩個好處:(1)方便補上臨時想到的相關資訊或心得,不但可以避免頁面上到處是拉線,顯得凌亂不堪,還可以避免隨手、隨處記下靈感,事後根本忘了記在哪裡;(2)方便日後整理筆記時,可以寫下心得或相關延伸思考,讓筆記更完整。

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  如果把古今中外,各行各業的頂尖人士聚集起來,請他們分享學習的法寶,相信絕大多數人會不約而同拿出一本筆記本。

先來看看幾個例子:備受推崇的管理大師彼得.杜拉克(Peter Drucker)小學四年級時,從導師愛莎小姐那兒認識了筆記本學習法,終生受其影響。

杜拉克曾在《旁觀者》一書中提到,愛莎老師教他在筆記本中寫下讀過的東西、內容摘要及學習心得。此外,杜拉克還要在筆記本中記載「希望達成的目標」以及「實際的學習情形」,並且每週檢視筆記本一次。

「往後,透過這個本子,我會立下目標並組織自己的思考,而這也是我在21、22歲時取得博士學位的讀書方式,」杜拉克說道。

再觀察在國內各產業中具有「教父級」地位的領導人,他們的學習多仰賴長年養成的良好筆記習慣。

張忠謀、徐重仁靠筆記做創新

例如,台積電董事長張忠謀曾表示,他隨身會攜帶一本小記事簿,只要一聽到好觀念及資訊,一定隨手記下來。

此外,他在家裡另有一本標準型筆記本,隨時記下客戶及競爭對手財務報表的重點。「每個月或2週溫習一次,就像溫習教科書一樣。」張忠謀解釋:「這是學習內化的過程。」

前統一超商總經理、現為商業發展研究院董事長的徐重仁,也是筆記不離身,非常依賴這種學習方式。徐重仁表示,「如果沒有把看到、聽到的事情寫下來,沒多久你就會忘掉,甚至沒有感覺。」

因此,他幾乎一有靈感或想法,就會把筆拿出來寫。除了隨身筆記本外,包括便條紙、開會用的memo記事本、生活雜記等,都是他的學習筆記。

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  9個填寫要訣,讓工作排程更順暢

行事曆除了拿來做行程安排與時間規畫,很多人也會在旁邊空白處順手寫下年度目標、工作內容、應帶物品等注意事項,別小看這少少幾個字的筆記,資訊完整與否,往往是工作者表現優秀與平凡的關鍵點。

1.工作排程第一步:確立目標

回想求學時代,你是否曾經設定這樣的目標:「要進入XX大學,聯考必須有XXX分,數學要考AA分以上、英文要考BB分以上……」

《弘兼憲史教你活用記事本》一書指出,學生時代學到的know-How,沒道理工作以後就不能用,先確立自己想要達成的「主目標」(例如「成為銷售業績第一的業務員」),然後以樹枝狀展開,將主目標分解成數個階段性目標,就能具體看見自己從現在起該做什麼,並以此安排行事曆。

2.用倒推法擬定計畫:從終點開始反推算

「綿密的安排是達成目標的關鍵,」弘兼憲史表示,要達成目標,確認「在哪個時刻前要做到哪些事」十分重要。他建議以「倒推法」來做規畫,先計算出下一個階段目標距離現在大約還有多少時間,據以擬定出詳細的「年度計畫」「單月計畫」「單周計畫」和「單日計畫」,並逐一填進行事曆中。

3.在顯眼處寫下「一年的目標」

「思考年度計畫」是年度目標最終能否達成的先決要件,弘兼憲史建議的做法是,將年度目標從大到小、一項一項寫在年度行事曆上方明顯處,或是隨身筆記本的第一頁,內容包括工作、家庭、興趣等各種年度目標,而且務必寫得翔實。

4.年行事曆:記下主要活動,把握全體樣貌

有了年度目標之後,接著還應在一年之初,在行事曆填上已知工作日程、重要企畫或私人活動,並用「←→」標示出哪些時段已被填滿,哪些仍屬空閒,如此就能概算出自己有多少時間完成各項目標,甚至粗略計算出相關花費。弘兼強調,「以長期視野清楚掌握整體樣貌」是年行事曆最重要的功能。

5.使用記號與色筆,標記「重大事項」

每月開始時,應回頭檢視年度目標,將當月待辦事項填入月行事曆,並在空白處醒目地標示。弘兼建議,可以螢光筆或紅筆,將重大預定事項特別標示出來,或是將公事和私事用不同顏色做區分,務必做到「易於辨識」。

6.切割版面,讓工作規畫更合理完善

在行事曆上區分出「上午和下午」「公事和私事」等空間,也是弘兼憲史推薦的做法,有助於釐清當日預定要做的事,是否比重失衡?例如,某天下午時段,陸續被填入6項企畫案完成日,顯然難以達成,這時就必須及早重新安排工作。

7.醒目標示非預期、不確定事項

訂完年度目標和當月目標之後,「本周目標」也必須寫在行事曆上的醒目位置,做為提醒。

弘兼提醒,除了明確填入出預定的內容、正確的時間、場所、對象及電話等基本資料之外,也要格外留意和特別標示出「不是自己的預定事項」(例如「周二~周五上司出差」)和「未確定的預定事項」(例如「周三下午總部主管可能會來」)這兩種資訊,因為它們往往會對行動安排產生重大影響,甚至打亂原訂計畫。

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  被稱呼為「超級上班族」的美崎榮一郎,以3種不同類型筆記本提升工作效率:「記事筆記本」記錄工作與情報;「母艦筆記本」匯集記事筆記本上的片段情報基地;「行程筆記本」管理行程表。

在資訊爆炸的時代,你是否也對情報整理與收納感到困擾?2010年日本商業叢書大賞第一名、《成功者的筆記本都記些什麼?》作者美崎榮一郎表示,工作用筆記本如同硬碟,都是用來儲存大腦無法記憶情報的「外部記憶裝置」,加上筆記本的攜帶性更優於筆記型電腦,這種無所不在的特質,可說是最佳的工作用記憶裝置。

然而,將所有情報全部記錄於同一本筆記本,或不論任何時刻都隨身攜帶同一本筆記本,在實踐上有其困難,因此美崎榮一郎建議,視狀況與目的,可將筆記本分為以下3類來使用:

記錄臨時想法的「記事筆記本」

「記事筆記本」是指如文庫本A6尺寸或文庫本一半大小A7尺寸的筆記本,由於體積小而攜帶方便,可以擺在西裝口袋、公事包中明顯位置或長褲口袋裡,不論在哪種環境下,都可以迅速地拿出來做記錄,尤其是外出、移動、出差時更是方便。

而且其尺寸雖不大,但也可以足夠將臨時出現的點子、突然記起的片段情報,或必須記下來的數字、專有名詞等概略記錄下來,可以說,「筆記記事本」是重要情報的最佳盛裝盤。

「記事筆記本」的使用,主要可用於「任務管理」與「點子輸出」兩方面(詳見【圖1】)。「任務」(task)是指將該做的工作,以最小單位做分類,記錄於筆記本上。例如在與客戶商談時,突然想起需要向上司做確認,此時可以「向田島部長確認A公司估價案件」這樣的「最小工作單位」記錄於筆記本上。

而「點子輸出」則記下與點子有關的項目或主題,其中訣竅在於記下「具備提示功能的關鍵字」,而非鉅細靡遺地說明,之後再利用上下班搭電車或走路的時間隨時查閱、動腦思考。

做為情報基地的「母艦筆記本」

「母艦筆記本」是用來匯集記錄於記事筆記本上片段記憶的情報基地,也就是儲存全部筆記內容的地方。做法上是先剔除記事筆記本上派不上用場的內容,然後再將其他未來可能會用上的內容,全部都撕下來貼在母艦筆記本,此外也可將重要的傳單資料、電子郵件或網頁印出,一併貼上。

因此美崎建議,使用筆記本一定要有如下流程:首先使用記事筆記本記錄片段資料,再利用母艦筆記本擴充資料內容,最後使用電腦整理歸納,再以文件資料模式輸出(詳見【圖2】)。如此一來等於重新寫筆記,把原本凌亂的資料拼湊成有系統的資訊,讓雜亂情報成為強大的工作戰力。

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你是否每年都會許下願望,希望新的一年能更上一層樓,但往往又毫無長進地過完了一年?或者,明明每天都預留獨處的時間給自己,思考反省日常作為,照理說,這麼做應該會有所成長,然而現實中,也沒什麼明顯的進展與成就?

為什麼花了時間,卻沒有得到好的結果?《零秒思考力》作者赤羽雄二指出,這是因為一般人都覺得自己想得夠多,但實際上想得不夠深入,只想到表面的狀態。

這也正是為什麼當被問及「到底是什麼意思?」時,根本說不出話來;面對難題時,也不深入思考解決方案,只是停留在問題的表面打轉了事的原因。這些狀況與聰不聰明無關,只是因為從沒受過思考訓練的關係。

為此,赤羽提出「筆記訓練法」,協助大家提升思考能力。筆記撰寫格式如下:在紙張的左上方寫下標題,並畫上底線,以和內容有所區隔。接著,在右上角寫上日期(年月日)。最後,將腦中針對標題所浮現出的各種想法條列寫下來,以4~6行為主,每行用20~30字具體描述,突然想到的事、掛念的事、心中的疑問、下一件該做的事、自我成長的課題、令你怒氣難消的事等,任何浮現腦海的東西都可以寫。(請參見下圖)

一開始,可能會不知道該從何著手,又該寫些什麼,以下分別以標題和內容的撰寫做說明:

【關於標題的寫法】

標題沒有任何限制,想到什麼就直接寫下,不須猶豫。

舉例來說,與工作有關的標題有:

-如何加快工作速度?

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  要做好個人時間管理,幾乎每一本相關書籍都會強調「記錄、分析與整理自身每日行程」的重要性,透過詳細記錄自己每天的行程,分析自己在各個活動上花了多少時間,才能知道哪些時間被浪費在無意義的工作上,哪些活動又該加進現有日程中,才能提高工作與生活效率。

著有《時間活用術》等書的日本時間管理專家水口和彥,在《日經Associé》雜誌中提到,為自己的行程做記錄其實不難,但真正的重點,在於記錄之後的分析,唯有了解正確的時間分配該怎麼安排,才能讓自己的時間利用,達到最高效益。

7個查核點分析自身行動,重新打點時間規畫

先記錄至少5天(上班日)自己的行程表後,接下來進行行程分析。水口表示,分析時要注意7個查核點,以便確保自身時間安排真正有效率:

Check1. 行程安排是否有規律:

首先一覽自己每天的行程安排是否具有規則性。水口表示,正確的時間安排法,應該要讓自己的生活作息規律化,在固定時間做同一件事,如果作息大起大落,例如有時早上7點起床,有時睡到中午才出門,就不是好的時間安排法。

Check2 .確保7~8小時睡眠時間:

一個人平均一天應該睡7~8小時,小於這個時間,不僅白天工作時容易疲倦,長期下來也會對健康造成影響。

Check3. 控制工作時數:

目前台灣勞基法法定工時為雙周84小時(一周約42小時),水口強調,要是一周工時超過60小時,就有過勞死的危險,因此務必要小心控制自己的工作時間,不要一忙就無止境加班。

Check4. 善用通勤時間:

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時間管理的首要問題,不是時間不夠,而是:在你有時間時,你卻不知道現在應該做什麼?

行事曆本身並非時間管理方法,只是一個時間「記錄」工具,你在某個時間一定要到某個地點開一個會議?或是某件專案的截止時間?這些可以「記錄」在行事曆上,但這還不算是時間管理。

所謂的時間管理,就是你必須在會議到達前「完成」簡報的製作工作,就是你必須在專案截止前「完成」產品的製造。

時間管理是「利用」時間,而非「記錄」時間。你知道何時是截止時間,這只是記錄,而真正的時間管理就是從現在到截止的這段時間裡,你能利用所剩時間把需要的所有行動步驟全部完成。

所以在時間管理中我們真正要問的是:在每次可以行動的時間當下,我們如何創造出最大的行動價值

相關時間管理文章:

這時候,「To-Do List(待辦事項工具)」就比「Calendar(行事曆工具)」更適合用在這裡所說的時間管理上。

行事曆要求你要把所有任務都填在一個時間表上,也就是要求你預先排好所有瑣事的執行時間。但這種作法其實意外很多、變動性很大,你的時間常常會有意外的插曲,或者你當然也可能偷懶、可能執行速度不夠,於是這就導致你必須一直修改行事曆上的時間安排,然而牽一髮動全身,一旦改動一個時間區段,又要牽動其他的時間區段。

結果就是你一直在調整行事曆,一直在計畫時間,卻沒辦法真正利用時間。

相對的,「To-Do List(待辦事項工具)」在這裡就提供了更好的時間利用方式,你不需要把任務、瑣事預先排好執行的時間,這裡是完全相反的概念:

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  做筆記,我們通常會先去想,有哪些重要的事情可以記錄到筆記裡。可能是下次考試會考到的重點解答?可能是參加研習時聽到的重要資料?可能是工作上老闆交代的重要任務?可能是開會時客戶提出的要求?或者,把生活物品收納也寫進筆記,讓自己以後更快找出來。

當然,這些都值得寫到筆記中。但是如果寫筆記的目的都這麼功利,寫出來的筆記都只是有用,那麼你的筆記本很有可能是個有條不紊的知識庫、資料庫,但卻無法成為一個激發自己成長、讓自己感動的好朋友。

之前和同事聊天,同事提出一個好點子,我們聊得天花亂墜,我忽然覺得哪裡怪怪的,便開口問他:「你怎麼不趕快記下來?」同事說:「這只是隨便想想的,又還沒有真正成形。」我心中覺得,這真是好可惜,我們似乎沒有發現:「筆記一件不重要的事情,也是非常重要的。

因為「筆記」不只是一種鏡像的複製,筆記本身也可以是「思考的一環」、是「行動的第一步」。那些已經很重要的事情用筆記記錄,只不過是錦上添花,只不過是資料整理。

但是那些看似不重要的事情,透過筆記產生意義,才是筆記帶給我們人生的最大動力。

1,寫下念頭:有些事現在不做,以後真的還有機會

常常跟朋友聊天時,如果臨時看到咖啡館的雜誌而扯到好想去北海道旅行,當然我們都知道現在不會馬上出發,我們都不是衝動的人,但光是「想像」也會覺得很開心,這種閒聊正是與人交往最好的調劑。

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  心理的力量很驚人,要好好發揮它。尤其是我們的潛意識,不斷給我們訊息,帶領我們到心所想望的地方。

因此,所謂「成功」、「幸福」,全在於我們對於自己人生的想像究竟是什麼?這些想像構成了我們對於人生的觀念與態度。但古人說:「知易行難」,從「想得到」前往「做得到」之間,還是需要一座橋梁──由行動力構成的橋,將種種既有的「觀念」與「態度」融入生活,轉化為實際的「習慣」與「行動」,才能真正發生改變。

這裡介紹4種提升行動力的實踐筆記術,讓你將經由觀念所設定的目標更加圖象化、具體化,是可以整合目標計劃表、進度規劃、進而推動目標付諸實行的好工具。套句暢銷書作家「筆記女王」林珮玲(Ada)的話:「把想做的事寫下來,把寫下來的事做完。」

 

1. 九宮格實踐日記

寫下想做的事,放射出行動方案

「九宮格日記」顧名思義有9格,由日本作家佐藤博研發,是為了實現目標設計出來的新式日記。

基本用法是在欄位最中間那格記錄日期等基本資料,其他8格則各設定一個主題,再分別做相關敘述。除了寫日記,也能將主打問題或想做的事,例如存錢、置產、考試攻略、瘦身計劃、行銷創意……寫在正中央欄位,再以放射法分門別類寫出付諸行動的方法;圖像式表達更佳,更能啟動想像,創造能量。

以往傳統筆記本記錄的是「一定要做的事」,九宮格筆記則會促使我們寫下「想做的事」。日記建議在早晨寫,就像在早晨的陽光中所沖泡的滴濾式咖啡一樣,將昨天的智慧汲取出來。它還兼具「未來日記」的功能,從中可以預見今天計畫達成的小目標會有好的結果。

試著在最中間那格寫下一個主題,將會有意想不到的事發生!你會發現關於這個主題的想法一個接一個湧上來,沿著中間格子呈放射狀分布的其他8格就這樣迅速被填滿了。

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      Google 執行董事長施密特(Eric Schmidt)於10月中在簡報分享網站 SlideShare 發表一份《How Google Works》的手繪風格簡報,內文顛覆創業模式,此份簡報由一款 iPad 的APP-- Paper 所製作,簡報風格可愛清新,比一般商業簡報更吸引人注目。54張簡報整理如下:

在 Jonathan 和施密特加入 Google 後,我們以為我們都已經很懂如何經營成功企業。

但我們很快就發現,我們對企業管理的見解幾乎都錯得離譜。

我們必須擬定一套新的企業法則,才能使公司在網路時代發光發熱。以下是我們學得的經驗。

我們開始問施密特最愛問的問題:現在和之前有什麼不同?

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