一月中旬才出刊的1418期的商業周刊,推薦了一本當時即將上市的新書《為什麼聰明人都用方格筆記本?》。出乎人意料的,還以為在3C時代人手一台平板開會才叫做時代前鋒,其實從跨國企業麥肯錫、波士頓顧問、埃森哲,學術翹楚康乃爾大學,或是競爭激烈的日本東大京大生,平常使用的都是老叩叩「手寫」筆記,而且都是「方格筆記本」。

 

為什麼「筆尖思考」還是當道?

「專案管理生活思維」站長指出,從文字被發明以來,人類就用手抓著筆桿,在紙上(或地上)刻畫出腦中的迴響與內心的起伏。

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從世界上有第一張紙開始,文明就得以留存和廣泛傳播。如今,不管是一份履歷、一封情書,一份重要的會務記錄,寶寶第一張畫作,或是腦力激盪的思考過程,我們都發現紙張的重要性。

今天要和大家聊一聊 Paper Smart 善用紙張的話題,當你面對一張紙或手寫筆記本時,會萌生許多絕妙的想法,再借用這七個方法,一定能做出屬於自己風格的手寫筆記。

歸納筆記法

1. 依照時間線索歸納

無論是你的工作項目,還是在讀歷史的時候,都有非常明晰的時間線索。當你在回顧或溫習的時候,不妨拿出一張白紙,橫軸以時間為線,將主要的項目或知識點列出,這樣既方便記憶又一目瞭然。

2. 按邏輯順序歸納

聽完一次講座或是看完一本書,可以拿出筆記本將吸收的內容歸納一番。可以依照你自己的邏輯寫一次,也可以按照「課程大綱」或「目錄」的順序,再做一次概要整理。手寫的過程就是梳理和重整記憶的過程。

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  「桌上總是堆滿許多物品。」「不知道如何保存堆積如山的文件。」

乍看之下,這些煩惱雖與手帳扯不上邊,但其實只要善用手帳,就能輕鬆解決這些問題。現在,我們先從整理文件開始做起。

一份文件 要用六個不同時間整理

想要整理一份文件,最好安排六次的「整理時間」。或許有人會覺得「六次太多了!」不過,若是善用手帳,並不會造成太大負擔。記住以下六個時間點:(1)每天一次,(2)每周一次,(3)每月一次,(4)每三個月一次,(5)每半年一次,(6)每年一次。把「整理文件」當待辦事項,每天、每週、每月整理。

容易將文件積成一堆的人,恐怕從未規劃並利用「整理時間」,將所有文件確實整理過。

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「看過就忘記了,讀書有什麼用!」「會念書也不一定比較會賺錢!」⋯⋯相信很多人都聽過、甚至自己就說過這樣的話,但是《槓桿閱讀術》作者本田直之提醒,讀書就像投資股票、不動產一樣,是有機會獲得報酬的,只要你能夠把從書中獲得的知識,活用在商場上。他估算,讀書的槓桿效果高達100倍,一本1500日圓的書,將可以產生15萬日圓的利益。

《新‧知識生產術》作者勝間和代也把讀書視為投資,她認為,在資訊洪流中,對我們有幫助的頂多只有1%,但若能匯集起來,就能成為自己的內在資產,所以「淘金技術的熟練與否,應該會對淘金的效率造成很大的差異。」

**與作者對話,積極發問與思考
**要嫻熟淘金的技術,也就是如何將資訊去蕪存菁,找出真正有用的1%,勝間和代建議的做法之一,就是將閱讀視為與作者的對話:在閱讀時,想像作者的背景和訴求,用積極的態度了解作者的想法並發問。

《讀書力》作者齋藤孝則描述,每次讀書時,他都覺得好像作者正面對他,透過書本向他說明自己的心血結晶。

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1. 採用活頁式筆記本:方便調換內頁順序

匆忙趕進會場,隨手翻開筆記本,找到空白頁就開始寫......日積月累之後,筆記內容的順序大亂,整理和翻閱都很麻煩。《筆記女王的手帳活用術》作者林珮玲建議,選用活頁式筆記本,就可避免這個問題。

活頁式筆記本不僅可以任意移動寫過的筆記頁,方便筆記本內頁的整理與分類,讓人不必每次做筆記,都得翻找上回記錄處,還可以任意抽換不同格式的活頁紙,讓筆記本運用更靈活。即使是講義或會議資料,林珮玲也建議以打孔機打孔後,與相關筆記頁面夾在一起,讓資料收納更有條理。

2. 使用最普遍的活頁筆記本規格:26孔

在選購活頁式筆記本時,誠品文具管區副理湯如瑩建議,26孔版本是最佳選項,因為這是市面上最常見的規格,日後要換購不同的筆記紙內頁或活頁夾,不僅容易買到,選擇也多,使用上遠比6孔或32孔等版本更便利。

3. 明確的表頭標記:X mark標記法

明確的表頭標記,是筆記不可或缺的基本功,市售筆記本多半已於頁面印妥供表頭標記的欄位,目的在於方便事後進行筆記內容的追蹤與管裡。

若手邊筆記本並無此欄位,可參考日本筆記術達人和田茂夫所建議的「X mark」標記法:在筆記頁上方畫一個X記號,順時針依序填上「主題」「相關資訊」 (如與會人、資料來源、關鍵字等等)「日」「月」,方便日後翻閱時,能快速進行索引。

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  如果把古今中外,各行各業的頂尖人士聚集起來,請他們分享學習的法寶,相信絕大多數人會不約而同拿出一本筆記本。

先來看看幾個例子:備受推崇的管理大師彼得.杜拉克(Peter Drucker)小學四年級時,從導師愛莎小姐那兒認識了筆記本學習法,終生受其影響。

杜拉克曾在《旁觀者》一書中提到,愛莎老師教他在筆記本中寫下讀過的東西、內容摘要及學習心得。此外,杜拉克還要在筆記本中記載「希望達成的目標」以及「實際的學習情形」,並且每週檢視筆記本一次。

「往後,透過這個本子,我會立下目標並組織自己的思考,而這也是我在21、22歲時取得博士學位的讀書方式,」杜拉克說道。

再觀察在國內各產業中具有「教父級」地位的領導人,他們的學習多仰賴長年養成的良好筆記習慣。

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  9個填寫要訣,讓工作排程更順暢

行事曆除了拿來做行程安排與時間規畫,很多人也會在旁邊空白處順手寫下年度目標、工作內容、應帶物品等注意事項,別小看這少少幾個字的筆記,資訊完整與否,往往是工作者表現優秀與平凡的關鍵點。

1.工作排程第一步:確立目標

回想求學時代,你是否曾經設定這樣的目標:「要進入XX大學,聯考必須有XXX分,數學要考AA分以上、英文要考BB分以上……」

《弘兼憲史教你活用記事本》一書指出,學生時代學到的know-How,沒道理工作以後就不能用,先確立自己想要達成的「主目標」(例如「成為銷售業績第一的業務員」),然後以樹枝狀展開,將主目標分解成數個階段性目標,就能具體看見自己從現在起該做什麼,並以此安排行事曆。

2.用倒推法擬定計畫:從終點開始反推算

「綿密的安排是達成目標的關鍵,」弘兼憲史表示,要達成目標,確認「在哪個時刻前要做到哪些事」十分重要。他建議以「倒推法」來做規畫,先計算出下一個階段目標距離現在大約還有多少時間,據以擬定出詳細的「年度計畫」「單月計畫」「單周計畫」和「單日計畫」,並逐一填進行事曆中。

3.在顯眼處寫下「一年的目標」

「思考年度計畫」是年度目標最終能否達成的先決要件,弘兼憲史建議的做法是,將年度目標從大到小、一項一項寫在年度行事曆上方明顯處,或是隨身筆記本的第一頁,內容包括工作、家庭、興趣等各種年度目標,而且務必寫得翔實。

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  被稱呼為「超級上班族」的美崎榮一郎,以3種不同類型筆記本提升工作效率:「記事筆記本」記錄工作與情報;「母艦筆記本」匯集記事筆記本上的片段情報基地;「行程筆記本」管理行程表。

在資訊爆炸的時代,你是否也對情報整理與收納感到困擾?2010年日本商業叢書大賞第一名、《成功者的筆記本都記些什麼?》作者美崎榮一郎表示,工作用筆記本如同硬碟,都是用來儲存大腦無法記憶情報的「外部記憶裝置」,加上筆記本的攜帶性更優於筆記型電腦,這種無所不在的特質,可說是最佳的工作用記憶裝置。

然而,將所有情報全部記錄於同一本筆記本,或不論任何時刻都隨身攜帶同一本筆記本,在實踐上有其困難,因此美崎榮一郎建議,視狀況與目的,可將筆記本分為以下3類來使用:

記錄臨時想法的「記事筆記本」

「記事筆記本」是指如文庫本A6尺寸或文庫本一半大小A7尺寸的筆記本,由於體積小而攜帶方便,可以擺在西裝口袋、公事包中明顯位置或長褲口袋裡,不論在哪種環境下,都可以迅速地拿出來做記錄,尤其是外出、移動、出差時更是方便。

而且其尺寸雖不大,但也可以足夠將臨時出現的點子、突然記起的片段情報,或必須記下來的數字、專有名詞等概略記錄下來,可以說,「筆記記事本」是重要情報的最佳盛裝盤。

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你是否每年都會許下願望,希望新的一年能更上一層樓,但往往又毫無長進地過完了一年?或者,明明每天都預留獨處的時間給自己,思考反省日常作為,照理說,這麼做應該會有所成長,然而現實中,也沒什麼明顯的進展與成就?

為什麼花了時間,卻沒有得到好的結果?《零秒思考力》作者赤羽雄二指出,這是因為一般人都覺得自己想得夠多,但實際上想得不夠深入,只想到表面的狀態。

這也正是為什麼當被問及「到底是什麼意思?」時,根本說不出話來;面對難題時,也不深入思考解決方案,只是停留在問題的表面打轉了事的原因。這些狀況與聰不聰明無關,只是因為從沒受過思考訓練的關係。

為此,赤羽提出「筆記訓練法」,協助大家提升思考能力。筆記撰寫格式如下:在紙張的左上方寫下標題,並畫上底線,以和內容有所區隔。接著,在右上角寫上日期(年月日)。最後,將腦中針對標題所浮現出的各種想法條列寫下來,以4~6行為主,每行用20~30字具體描述,突然想到的事、掛念的事、心中的疑問、下一件該做的事、自我成長的課題、令你怒氣難消的事等,任何浮現腦海的東西都可以寫。(請參見下圖)

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  要做好個人時間管理,幾乎每一本相關書籍都會強調「記錄、分析與整理自身每日行程」的重要性,透過詳細記錄自己每天的行程,分析自己在各個活動上花了多少時間,才能知道哪些時間被浪費在無意義的工作上,哪些活動又該加進現有日程中,才能提高工作與生活效率。

著有《時間活用術》等書的日本時間管理專家水口和彥,在《日經Associé》雜誌中提到,為自己的行程做記錄其實不難,但真正的重點,在於記錄之後的分析,唯有了解正確的時間分配該怎麼安排,才能讓自己的時間利用,達到最高效益。

7個查核點分析自身行動,重新打點時間規畫

先記錄至少5天(上班日)自己的行程表後,接下來進行行程分析。水口表示,分析時要注意7個查核點,以便確保自身時間安排真正有效率:

Check1. 行程安排是否有規律:

首先一覽自己每天的行程安排是否具有規則性。水口表示,正確的時間安排法,應該要讓自己的生活作息規律化,在固定時間做同一件事,如果作息大起大落,例如有時早上7點起床,有時睡到中午才出門,就不是好的時間安排法。

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