Conifer綠的事務用品

  職場上經常可見工作認真、整天忙碌，但成果不彰的工作者。成功學大師史蒂芬‧柯維（Stephen Covey）在《與成功有約》一書中指出，最根本的原因出在「搞錯了方向」。就像從台北開車去高雄，為了趕時間只顧著埋頭趕路，卻將車開往宜蘭，最終只是事倍功半。

為協助工作者拾回心中的羅盤（目標），柯維以「重要性」與「急迫性」為軸線，畫出「時間管理矩陣」（參見【圖表】）：「重要性」指的是真正有助於達成人生目標，讓生命更豐富、更有意義的事，多半都不是那麼迫在眉梢，例如長期規畫；「急迫性」則是指迫在眼前的急事，多半具有瑣碎、耗時等特質，例如，要在期限內完成的急事。

雖然「重要性」與「急迫性」都與時間有關，但柯維認為，只有「重要性」才能用來衡量時間與生命；反之，陷入急迫性偏執的工作者，則因為無法思索生命中真正重要的事情為何，只好以忙碌填補空虛（第Ⅰ、Ⅲ象限），或是選擇逃避浪費生命（第Ⅳ象限）。

「要事第一」是唯一的解藥。柯維強調，要想扭轉急迫性偏執的人生，便得自問：「什麼是最重要的事？」「人生意義何在？」「你希望成為什麼或完成什麼？」對這些問題有了清楚的答案後，人生的目標、抉擇與時間安排才能徹底改變。

為落實這個目標，柯維以「要事第一」為原則，設計「一周計畫表」，從整體角度思索一周的生活與工作，依據人在生活中所扮演的各種角色，擬訂當周最重要的事，並排入計畫表中，確保在每一天的行程中，優先做好人生最重要的事，排除不重要、急迫的事所造成的干擾。

如何擬訂一周計畫表？

柯維指出，規畫一周計畫表時可依循以下6步驟，落實優先處理「重要/不急迫」（第Ⅱ象限）的事。

1.與使命連結：

自問「生命中最重要的事是什麼」。列出你認為最重要的三、四件事、思考長期目標後，再寫下答案，做為個人信念或使命。

2.認清角色：

生活是工作與家庭各種角色的串連，只有清楚認識各角色間的關係，才能取得平衡。確認使命後，在周計畫表「角色」欄中寫下你所扮演的各種角色，例如父親、家長會會長、業務主任。

3.設定目標：

思索在這一周扮演每一種角色時，做哪件最重要的事（要事第一）能產生最大的效果？例如，扮演父親角色時，盡量安排時間與孩子相處，或是扮演業務主任時，以做好工作上的長期規畫為主，這些「重要/不急迫」的目標，才是最要緊的事。

  如果你是一個崇尚高效工作的人，對檢核表（check list）肯定不陌生，它可以幫助你把瑣碎的工作內容記錄下來，再逐項完成。不過，除了例行性的業務，你也應該把「職涯發展」和「自我成長」的項目，列入每天要做的檢核表。

該怎麼做？美國職涯輔導網站CareerHMO.com的CEO J.T. O’Donnell，在社群網站Linkedin上分享了從來沒告訴過別人的工作秘訣，就是每天必做這10件事，提醒自己天天累積產業知識、人脈關係和自我反省：

1. 讀一些和產業有關的資訊。
2. 讀一些和業務發展有關的資訊。
3. 發e-mail給兩位舊同事，保持連絡。
4. 清空所有客戶寄來的e-mail。
5. 了解每位團隊成員的工作進度。
6. 與每位員工都做一些簡短、與工作無關的交談。
7. 回顧公司前3大目標，讓自己聚焦幫助公司成長。
8. 確定並執行一項工作任務，協助自己往這3大目標前進。
9. 在我的社群媒體發布5則有價值的訊息。
10. 花一分鐘想想，自己已經擁有什麼，已經走了多遠。

J.T. O’Donnell說，這個清單可能會更長，但這10件事是他篩選過後、每天堅持要做到的，多年下來證明，它們是幫助職業生涯和業務成長的最佳途徑。當然，你也可以學著自己列下每天必做的10件事，讓自己都能累積資源，有所成長。

http://www.managertoday.com.tw/articles/view/41340?utm_source=dailyedm&utm_medium=content&utm_campaign=daily201503

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  今天，想來跟大家分享我自己已經實踐了一段時間的「筆記改良格式」，我稱呼他「筆記的三層空間法」。

長期追蹤電腦玩物的朋友都知道，我常常會思考如何修正自己之前的方法或觀念，尤其當一件事情實踐一段時間並遇到大小問題時，只有改變或調整自己的做法，才是增進效率的最有效方法，而這篇文章想分享的筆記改良格式，針對的就是「怎麼讓一則記錄筆記更加有效？」的問題來進行筆記格式的改良。

「記錄型」筆記像是我的文章草稿、工作上的企劃、任務的執行規劃，一般來說我們會習慣把收集到的資料、聽到的內容、自己的想法一股腦的記錄下來，但是即使筆記內容看起來很豐富，然而正是因為陸續添加的內容太多太龐雜，最後這則筆記反而千頭萬緒，讓我自己找不到重點在哪裡？這時候，「應該怎麼寫筆記、做記錄」才能更容易理出頭緒呢？

• 最簡單但很有效的筆記三層空間：

於是我便開始思考，怎麼樣從最基本的「筆記格式」來改造筆記的使用效率，但是我又覺得這個筆記格式不應該太複雜，如果格式太複雜，變成我們要花很多心思與時間去畫出漂亮專業的格式，那樣會讓格式反客為主，我反而沒有辦法專注在思考動腦這件更重要的事情上。

  根據日本「MORATAME問卷網」調查結果顯示，寫日記（或部落格）、減重、記帳、節約、運動、時間管理等，是最難持之以恆的前幾名。一般人以為，這和意志力薄弱有關，不過，日本行為科學管理首席權威石田淳認為，持之以恆和一個人意志力強不強、有沒有耐心完全無關，只要有心，誰都做得到。石田建議，重點只有二個：

【1.增加某項行為】犒賞自己，製造容易行動的客觀環境。

【2.減少某項行為】消除阻礙，就容易達成目標。

像是學英文，如果能夠連續14天達成設定目標，就準備一個小禮物犒賞自己，製造容易行動的客觀環境。另一方面，如果知道自己讀英文時經常一不小心就偷看漫畫，就把漫畫藏在距離書桌很遠的地方以消除阻礙，就能容易達成目標。

《別再笑我缺乏意志力！：行為科學幫你輕鬆戰勝三分鐘熱度》一書作者劍持真代是三分鐘熱度的代表，是個成天被編輯催稿的漫畫家。寫日記寫著寫著變成周記、月記，甚至是年記。減重也愈減愈肥、日常生活上的記帳、節約與運動全都虎頭蛇尾、無疾而終。直到一天，在編輯永井肇的建議下，她拜訪行為科學專家石田淳，傳授「持續下去」的技巧，重點是：

1.目標不要訂太高

如果目標是讀英文，一天先從10分鐘開始，等到每天都能達到目標之後再延長時間。

2.找到支持自己做下去的「動力」

像是減重成功就能穿上低腰褲，讓自己的線條更美，不至於多出一坨肉溢在褲頭外。

3.無視「負面能量」

不能被懶惰、拖延或各種藉口打倒。如果自己開始找藉口時，像是「學英文有什麼用？」絕對不受這些藉口影響達成目標的決心。

應用這些技巧，輕輕鬆鬆就能發揮持續力。以下是成功案例：

【成功案例1】

目標：減重

  在書店可以看到很多以「筆記術」為特輯的雜誌或相關主題的書，

內容常見如下：「不需要一開始就整理筆記。」「總之，先寫下來就對了。」「把想到的東西寫下來就可以了。」成為社會人士，比別人還努力地做筆記，卻沒有獲得任何成果。

為此而煩惱的人，心中可能有這樣的疑惑：「到底是哪裡出了問題？」但是，這樣天真的想法相當危險。

大多數的人都沒有機會一睹外商顧問等有能力者的筆記樣貌，所以才會天真的以為筆記「沒有整理也沒關係」「總之，先寫下來就對了」。

其實，過去的我也是如此天真。20多歲時，我也因「不用整理，只要把想到的東西寫下來就好」這種天真想法而落入陷阱中。

結果，圍繞在我身邊的是，充斥各種資訊、寫得滿滿的「肥胖筆記」跟堆積如山的文件。

避免做筆記的三大禁忌 

「捨棄」的相反詞是「肥胖」，而「捨棄筆記」的相反詞就是「肥胖筆記」。

肥胖指的是「代謝症候群」，這種症狀是因為身體儲存過多的皮下脂肪所造成，容易導致現代病。

  如果有一堂課，專門教孩子思考「考試前，如何規劃念書時間」，你能想像是怎樣的畫面嗎？

在國中任教二十多年的牧語軒，退休後經常在校園舉辦親職與學習講座。過去她在擔任導師時，常利用班會時間，帶著全班練習製作自己的「考前念書計畫表」。

「絕對值得！」長期接觸青少年的她，每次一步步「出招」，帶著學生思考這樁「比考試更重要」的事情時，最喜歡觀察孩子的表情：只見一群半大不小的蘿蔔頭，臉上從閃過「那有什麼困難」的自信，到漸漸變成「嗯，加一加似乎得花不少時間」的警覺，最後轉而「糟糕，不知道能不能念完」的沉思。此時，她就感到欣慰：至少提供機會，讓孩子檢視自己的讀書方法。

首先，她會笑嘻嘻先破冰：「各位同學，快考試了，你們打算花多少時間準備呢？」

這時台下鐵定一陣喧鬧，有人說一星期，有人說三五天，也一定有學生信誓旦旦「只要半天就夠了」。「沒關係，就讓他先囂張一下，」牧語軒提醒，引導過程千萬別動氣，「一說教，就破功了！」

接著她拋出第二個問題：「你們每一科都考哪些範圍啊？」別小看這問題，班上有一半同學會為之語塞。牧語軒提醒家長，若小孩第一次就能清楚回答，「表示他思慮周密、有前瞻性，家長一定要大大稱讚一番，表示老師的交代，孩子都有記在心裡！」

若範圍都不清楚，家長也別碎碎唸，正好趁此機會教育。她建議，若孩子小，可透過聯絡簿，提醒他到學校記得問；或請他打電話問同學，「打電話也是很好的觀察點。」譬如孩子拿起電話，是想什麼問什麼，掛完電話又想起忘了問什麼，就再打一次？還是先盤點哪些資訊還不太確定，列出要問的事項，再打電話？若孩子是後者，同樣值得大大嘉許。

第三個問題通常會讓學生傻眼：「這次考試，你準備拿幾分？」孩子一定哀哀叫：「都還沒考，哪知道會幾分？」但牧語軒認為，「出社會工作都會有業績目標，難道孩子不該練習為自己訂目標嗎？」

如何準備，大有學問

她透過「自訂考試目標」方式，讓孩子學著審視「能力」與「目標」之間的落差，並思索是否需要調整一開始決定的「準備天數」。

    一月中旬才出刊的1418期的商業周刊，推薦了一本當時即將上市的新書《為什麼聰明人都用方格筆記本？》。出乎人意料的，還以為在3C時代人手一台平板開會才叫做時代前鋒，其實從跨國企業麥肯錫、波士頓顧問、埃森哲，學術翹楚康乃爾大學，或是競爭激烈的日本東大京大生，平常使用的都是老叩叩「手寫」筆記，而且都是「方格筆記本」。

為什麼「筆尖思考」還是當道？

「專案管理生活思維」站長指出，從文字被發明以來，人類就用手抓著筆桿，在紙上（或地上）刻畫出腦中的迴響與內心的起伏。

事實上，在電子書與紙本書糾纏的這幾年內，早有人提出閱讀電子書似乎產生了記憶困境－－因為隨著字體大小和載具的變化，同一句話未必同樣在書頁的右上角，人類自古以來以地理特點或星座方位來理解的空間概念，全部打亂。

因此，「視覺上易於閱讀」的筆記，就擁有很大的力量。筆記可謂是人的「第二個腦」。看一個人的筆記，就能了解他腦中的想法。而你此刻的筆記，就預示了自己的未來。錯誤的筆記方法，會使你離成功越來越遠。

從來沒有學校教你好好做筆記吧？

日本創意顧問社長高橋政史，任職於製造廠時，曾將一輛3公噸卡車的資料，精簡成4張半榻榻米的量！他在進入麥肯錫工作的一開始，就收到公司發的一本方格筆記本，上司並且跟他說：「不要一開始就面對電腦！」至今已經指導兩萬人筆記的高橋，指出使用方格筆記本的好處：

從世界上有第一張紙開始，文明就得以留存和廣泛傳播。如今，不管是一份履歷、一封情書，一份重要的會務記錄，寶寶第一張畫作，或是腦力激盪的思考過程，我們都發現紙張的重要性。

今天要和大家聊一聊 Paper Smart 善用紙張的話題，當你面對一張紙或手寫筆記本時，會萌生許多絕妙的想法，再借用這七個方法，一定能做出屬於自己風格的手寫筆記。

歸納筆記法

1. 依照時間線索歸納

無論是你的工作項目，還是在讀歷史的時候，都有非常明晰的時間線索。當你在回顧或溫習的時候，不妨拿出一張白紙，橫軸以時間為線，將主要的項目或知識點列出，這樣既方便記憶又一目瞭然。

2. 按邏輯順序歸納

聽完一次講座或是看完一本書，可以拿出筆記本將吸收的內容歸納一番。可以依照你自己的邏輯寫一次，也可以按照「課程大綱」或「目錄」的順序，再做一次概要整理。手寫的過程就是梳理和重整記憶的過程。

3. 順時針歸納

這裡介紹一個「Xmark 標記法」，可以在你的筆記本或紙張上畫出一個大大的 X 標記，從左邊的區域開始填寫，順時針旋轉。從左開始四個區域分別代表：

• 左：日期和時間
• 上：主題
• 右：相關內容或關鍵詞
• 下：資訊和補充材料

這樣在翻看筆記本的時候，可以掃一眼就能找到重點。

4. 圖像歸納

手寫筆記還有個優勢在於畫圖。想想看，你苦心琢磨出的菜譜，圖文並茂地紀錄下來不是更好嗎？既顯得生動，又容易理解。

  「桌上總是堆滿許多物品。」「不知道如何保存堆積如山的文件。」

乍看之下，這些煩惱雖與手帳扯不上邊，但其實只要善用手帳，就能輕鬆解決這些問題。現在，我們先從整理文件開始做起。

一份文件　要用六個不同時間整理

想要整理一份文件，最好安排六次的「整理時間」。或許有人會覺得「六次太多了！」不過，若是善用手帳，並不會造成太大負擔。記住以下六個時間點：（1）每天一次，（2）每周一次，（3）每月一次，（4）每三個月一次，（5）每半年一次，（6）每年一次。把「整理文件」當待辦事項，每天、每週、每月整理。

容易將文件積成一堆的人，恐怕從未規劃並利用「整理時間」，將所有文件確實整理過。

「上周用過的會議資料，應該還用得到，所以先保留起來。」

「前陣子剛結案的專案文件，暫時先留著吧！」

當你心中有這種想法，而將文件歸檔，結果卻愈堆愈多，最後才發現，過去一個月內，其實你都沒動過這些文件。為了避免這種情形發生，在手帳的上述六個時間點中，填入「整理文件」的待辦事項。接下來，我將一一解說為什麼要在這幾個時間點整理文件。

1）每天一次／每天下班前，將當天使用過而且仍需用到的文件，分類成已處理、待確認、進行中。尚未養成習慣前，還是得每天在周計畫表下班前的欄位中，畫上勾選方塊，並寫上「整理文件」來提醒自己。別光是想著「要整理」，而是必須「記在」手帳上，實際寫下來才能加強執行的動力。

2）每周一次／累積了一整周的文件，再分類成當下必須保存的資料，以及須處理掉的資料。可自行安排這個時間須在「每周星期○」進行，並記在月計畫表與周計畫表上，而且兩邊都要畫上勾選方塊。

「看過就忘記了，讀書有什麼用！」「會念書也不一定比較會賺錢！」⋯⋯相信很多人都聽過、甚至自己就說過這樣的話，但是《槓桿閱讀術》作者本田直之提醒，讀書就像投資股票、不動產一樣，是有機會獲得報酬的，只要你能夠把從書中獲得的知識，活用在商場上。他估算，讀書的槓桿效果高達100倍，一本1500日圓的書，將可以產生15萬日圓的利益。

《新‧知識生產術》作者勝間和代也把讀書視為投資，她認為，在資訊洪流中，對我們有幫助的頂多只有1%，但若能匯集起來，就能成為自己的內在資產，所以「淘金技術的熟練與否，應該會對淘金的效率造成很大的差異。」

**與作者對話，積極發問與思考
**要嫻熟淘金的技術，也就是如何將資訊去蕪存菁，找出真正有用的1%，勝間和代建議的做法之一，就是將閱讀視為與作者的對話：在閱讀時，想像作者的背景和訴求，用積極的態度了解作者的想法並發問。

《讀書力》作者齋藤孝則描述，每次讀書時，他都覺得好像作者正面對他，透過書本向他說明自己的心血結晶。

不過，正因為是與作者「對話」，而不是在聽作者「演講」，所以閱讀者並不需要照單全收，也可以抱著唱反調的想法，一邊讀一邊標出贊成和反對的部分；或是設身處地想，如果是我自己的話，我會怎麼做，並且迅速記下想出的點子；又或者是寫下與作者對話後的心得，才能讓書發揮對自己最大的幫助。

**畫線、折角、註記，把書用到殘破不堪
**一本保持乾淨的書的價值，就和它買回來的時候一樣；但是，一本經過畫線、折角、註記的書，就會變成專屬於讀者、獨一無二的書。讀別人畫過線的書很吃力，但自己留下痕跡的書讀起來卻格外親切，可能就是基於這個緣故。

本田直之主張，應該盡量把書用到殘破不堪。而且正因為每個人畫線註記的地方都不同，所以書對每個人的幫助也各異，才能成為個人的資產。

1.****畫線、註記：閱讀時，可以一邊畫下「贊成和反對記號」，在贊成處用自己的話解釋一次，反對處則寫下自己的論點；也可以畫下「了解和不懂記號」，在了解的地方反覆閱讀，不懂的地方再去查其他資料。